Olá! Você já configurou e aplicou a assinatura de e-mail perfeita para toda a empresa, mas percebeu que, com o tempo, alguns colaboradores alteram ou removem a assinatura manualmente nas configurações do Gmail? Como garantir que o padrão da empresa seja sempre mantido?
A funcionalidade de Aplicação Automática do Conecta Suite foi criada exatamente para resolver isso. Ela funciona como um “vigia” que, diariamente, verifica e restaura a assinatura correta para cada usuário, garantindo a conformidade contínua da identidade visual da sua marca.
Como Funciona a Aplicação Automática?
A mecânica desta funcionalidade, conforme detalhado na documentação, é simples e eficaz:
- Quando ativada, a automação roda uma vez por dia, de forma automática.
- Ela verifica todos os usuários da empresa que possuem um modelo de assinatura aplicado através da plataforma Conecta Sign.
- Se a assinatura atual do usuário no Gmail for diferente do modelo oficial definido por você, a ferramenta restaura a versão correta automaticamente.
O resultado é que qualquer alteração manual feita pelo colaborador é desfeita, e a assinatura padrão da empresa é sempre reaplicada, garantindo total controle e padronização.
Passo a Passo para Ativar a Automação
A ativação é um processo simples, feito em uma única tela.
1. Acesse a Ferramenta: Na tela principal de “Modelos de assinatura” do Conecta Suite, localize e clique no botão “Aplicação automática”, localizado no menu superior.
2. Entenda o Escopo da Ação: Você será direcionado para a tela “Ativar reaplicação automática de assinaturas”. É importante ler o aviso, que informa que esta ação será implementada para todos os usuários da empresa que já têm um modelo de assinatura aplicado.
3. Ative a Automação: Para ligar o recurso, clique no botão laranja “Ativar automação”.
Pronto! A partir deste momento, a verificação e reaplicação diária estarão ativas para todos os seus usuários com assinaturas gerenciadas.
Considerações Importantes
- Configuração Global: Lembre-se que esta é uma chave geral para toda a sua organização. Ao ativá-la, a verificação diária passa a valer para todos os usuários que têm uma assinatura aplicada via Conecta Suite.
- Comunicação com a Equipe: Para evitar surpresas ou dúvidas, pode ser uma boa prática comunicar aos colaboradores que a assinatura de e-mail é gerenciada de forma centralizada pela empresa e que será sempre mantida no padrão correto para garantir a consistência da nossa marca.
