Um gestor empresarial geralmente planeja, monitora, otimiza e ajusta projetos, além de liderar e ter a responsabilidade de desenvolver sua equipe. Por isso, é de extrema importância conhecer e saber quando usar as diversas ferramentas de gestão para ajudar a elevar o seu trabalho.
Isso porque, ao contrário dos sistemas e aplicativos usados na otimização de tarefas, as ferramentas de gestão incluem metodologias e práticas que costumam beneficiar de forma significativa o cotidiano empresarial.
E no artigo de hoje, você vai conhecer 7 ferramentas de gestão empresarial que não podem faltar no seu negócio. Vamos lá?
O que é uma ferramenta de gestão empresarial
Primeiramente, uma ferramenta de gestão empresarial consiste em um conjunto de técnicas e soluções que ajudam a administrar os processos de uma empresa.
Normalmente, é oferecido o controle essencial sobre cada processo, facilitando a tomada de decisões e o acompanhamento de projetos, já que é essencial que todas as organizações busquem melhorias constantes e se desenvolvam com o tempo.
Uma ferramenta de gestão pode ser usada sob medida conforme as necessidades de cada empresa, ou pode optar por softwares de gestão que estão disponibilizadas no mercado.
Sendo assim, dependendo da ferramenta de gestão usada, ela pode auxiliar na elaboração de planos de ação, acompanhamento de projetos, implementação de melhorias e muito mais!
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Quais são as principais ferramentas de gestão empresarial
Algumas ferramentas de planejamento e gestão empresarial são praticamente obrigatórias para evoluir o desempenho do seu negócio. Por isso, separamos as 7 ferramentas de gestão empresarial mais usadas. Confira a seguir!
Crie e monitore KPIs
Um Key Performance Indicator (KPI), ou indicador de desempenho em português, é uma métrica quantificável que mostra quão efetivamente uma empresa está alcançando seus objetivos de negócios principais.
Ou seja, os KPIs são algumas das ferramentas de gestão mais empregadas pelas empresas, servindo para informar aos gestores se a empresa está seguindo o caminho planejado ou se ajustes são necessários.
Os KPIs de alto nível avaliam o desempenho geral da empresa, enquanto os KPIs de baixo nível focam em processos específicos ou no desempenho individual de colaboradores e em setores, como vendas ou marketing.
É importante lembrar que, a utilidade de um KPI está diretamente relacionada à qualidade da ação que motivou sua implementação.
Regularmente, as empresas adotam KPIs sem pesquisa no seu setor e posteriormente questionam o motivos dos indicadores não refletirem a realidade dos negócios e sem gerar grandes mudanças.
Por isso é importante analisar quais processos são verdadeiramente relevantes, em vez de simplesmente replicar práticas de mercado sem adaptá-las à realidade específica da sua empresa.
Como aplicar KPI
O acompanhamento e a análise de KPIs facilitam o processo de melhoria contínua. Ou seja, ao avaliar os resultados de um processo com base nos KPIs, é possível determinar se ajustes são necessários.
Dessa forma, o planejamento é revisado passo a passo para identificar dificuldades, desperdícios, atrasos e outros problemas que podem ser corrigidos. Depois, esse processo aprimorado é implementado na empresa e, naturalmente, os respectivos KPIs continuam sendo monitorados.
Se as metas estabelecidas não forem aceitas, o ciclo recomeça com uma nova análise em busca de melhorias. Esse processo é repetido constantemente para alcançar uma maior eficiência e produtividade.
Para um monitoramento eficiente dos KPIs no cotidiano, é essencial ter um sistema de planejamento estratégico que melhore os resultados. O recomendado é que esse sistema inclua recursos visuais, como Dashboards e Paineis, que simplifiquem o acompanhamento e a análise.
Efetivamente, um sistema de gestão empresarial facilita o acompanhamento do desempenho corporativo ao centralizar todos os indicadores em um único local.
Análise SWOT
A análise SWOT é uma técnica utilizada para obter um entendimento profundo sobre uma organização e seu contexto, abrangendo aspectos internos e externos.
Ela representa o primeiro passo de um planejamento eficaz e auxilia os profissionais a focarem nas questões cruciais para o negócio.
Como usar SWOT
SWOT significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). E para guiar a análise, essa divisão dos 4 pontos pode ser feita da seguinte maneira:
- Ambiente interno: forças e fraquezas;
- Ambiente externo: oportunidades e ameaças.
Cada um deve ser preenchido com as informações conforme as características da empresa, e esses pontos podem ser divididos entre positivos ou negativos, considerando fatores que podem estar separados, como:
- Pontos fortes e fracos são fatores internos;
- Oportunidades e ameaças são elementos externos;
- Um ponto forte é um aspecto interno e positivo;
- Uma fraqueza é um aspecto interno e negativo;
- Uma oportunidade é um elemento externo e positivo;
- Uma ameaça é um elemento externo e negativo.
Assim, a análise da matriz SWOT se estabelece como uma das ferramentas mais eficazes para planejamento e gestão empresarial, especialmente se você detalhar relações, como por exemplo:
- Quais forças usar na defesa de possíveis ameaças?;
- Quais mecanismos utilizar para aumentar as oportunidades?;
- Qual é a nossa fraqueza e como fortalecer para evitar que atrapalhe as oportunidades?;
- Qual fraqueza precisa ser sanada para não permitir que uma ameaça fique ainda maior?.
O foco dessa análise é aumentar o valor dos produtos e serviços da empresa, permitindo a conquista de novos consumidores, a retenção de clientes fiéis e a expansão dos segmentos de clientes atendidos a longo prazo.
Se realizada com sucesso, essa análise pode elevar o retorno sobre o investimento e outros indicadores de lucratividade, além de maximizar oportunidades e proteger a empresa contra ameaças.
O que é 5W2H
A técnica 5W2H funciona como um checklist que facilita o planejamento de ações de forma rápida e eficaz. O intuito é assegurar que todos os detalhes estejam bem claros e estabelecidos, além de avaliar a relevância da ideia e identificar os recursos necessários para sua execução.
E, para aplicar a técnica 5W2H, é necessário responder às seguintes perguntas sobre o projeto, serviço ou produto em análise:
- What: o que será feito?;
- Why: por que será feito?;
- Where: onde será feito?;
- When: quando será feito?;
- Who: quem fará?;
- How: como será feito;
- How much: quanto custará?.
Como usar 5W2S
Para garantir que tudo esteja sendo executado de forma categórica, deve ser destacado:
- What (O que será feito?): Lançamento de um produto;
- Why (Por que será feito?): Aumentar as vendas e a empresa na indústria;
- Who (Quem irá fazer?): Equipe (…);
- Where (Onde será feito?): Loja virtual, física;
- When (Quando será feito?): Lançamento previsto para tal mês;
- How (Como será feito?): Campanhas em diversos meios, anúncios digitais, mídia social, jornal da cidade etc…;
- How much (Quanto custará?): O orçamento total será de X, incluindo custos de descontos, treinamentos e campanhas publicitárias.
Desenvolva um mapa mental
O mapa mental é uma ferramenta de gestão empresarial extremamente criativa, projetada para organizar ideias, informações e estratégias de forma visual, ajudando a clarificar e conectar conceitos, facilitando a compreensão e o planejamento.
Embora seja útil em diversas áreas, no contexto dos negócios, o mapa mental é frequentemente empregado para diversas funções. Ele auxilia na visualização de relacionamentos entre diferentes aspectos de um projeto, na estruturação de reuniões e na geração de novas ideias de maneira organizada e eficiente, como por exemplo:
- Brainstorm para novas ideias;
- Desenvolvimento de produtos e serviços;
- Analizar problemas e soluções;
- Organização de informações elaboradas, facilitando uma melhor compreensão e análise de dados;
- Realizar um planejamento estratégico da empresa, ou do departamento;
- Criar apresentações e palestras ou anotação de reuniões e conferências.
O mapa mental serve como uma representação visual que mostra as ligações entre diferentes conceitos, formando um mapa cognitivo que ajuda na memorização. Assim, ele é empregado como uma ferramenta de aprendizado que melhora a compreensão de conteúdos e organiza informações complexas de maneira eficaz.
Cinco forças de Porter
As cinco forças de Porter é uma técnica de gestão utilizada para analisar o grau de competitividade de uma empresa, produto ou serviço, da seguinte forma:
- Rivalidade entre concorrentes: avalia o quão intensa é a competição entre as empresas dentro de um mesmo setor;
- Poder de barganha dos fornecedores: avalia a capacidade que os fornecedores têm de influenciar as empresas ou um segmento específico;
- Poder de barganha dos compradores: avalia a influência que os clientes exercem sobre a empresa ou um segmento particular;
- Ameaça de novos entrantes: avalia quão fácil é para novas empresas ingressarem no mercado;
- Ameaça de produtos ou serviços substitutos: avalia a facilidade que os consumidores podem trocar os produtos da empresa por outros similares.
ERP
A Enterprise Resource Planning (ERP) é uma das ferramentas de gestão empresarial mais fundamentais e frequentemente uma das primeiras a ser adotada por um negócio. Funcionando como o coração da empresa, ele integra todos os departamentos e automatiza várias tarefas.
Quando um sistema ERP é implementado, a gestão e sua equipe ganham acesso a diversos recursos, incluindo:
- Controle de estoque;
- Controle nas vendas;
- Gestão financeira;
- Cadastro de colaboradores, fornecedores e clientes;
- Emissão de notas fiscais com mais facilidade;
- Sistema PDV pra frente de caixa;
- Integração com plataformas de vendas online, loja virtual e marketplace.
PMBOK
O Projetc Management Body of Knowledge (PMBOK) é uma ferramenta de gestão empresarial amplamente reconhecida, atuando como um guia de boas práticas para a administração de projetos, orientando profissionais de projeto sobre como conduzir suas atividades de forma eficaz.
A metodologia detalha as melhores práticas para a gestão de projetos, abrangendo todas as fases, desde o início até a conclusão, incluindo estratégias e técnicas fundamentais que apoiam os gerentes de projetos no planejamento, execução e monitoramento de forma eficaz.
A metodologia é composta por 10 áreas, que são:
- Gestão da Integração do Projeto;
- Gestão do Escopo do Projeto;
- Gestão do Cronograma do Projeto;
- Gestão dos Custos do Projeto;
- Gestão da Qualidade do Projeto;
- Gestão dos Recursos Humanos do Projeto;
- Gestão das Comunicações do Projeto;
- Gestão dos Riscos do Projeto;
- Gestão das Aquisições do Projeto;
- Gestão das Partes Interessadas do Projeto.
Dica bônus: Controle de acesso de usuários
Além de todas as ferramentas de planejamento e gestão empresarial citadas ao longo do texto, temos uma dica especial para os usuários do Google Workspace e da Microsoft 365: o controle de acesso de usuários por horário e IP.
Com a Conecta Suite você aumenta a segurança dos dados internos, gerencia o acesso dos colaboradores através de horário e IP, restringir o acesso de usuários ao e-mail, Drive e documentos a partir de turnos e outras definições, além de:
- Visualizar relatório de acesso dos usuários;
- Encerrar automaticamente a sessão do Google ou Microsoft quando der o horário estabelecido;
- Garantir que todas as horas extras estão sendo pré-determinadas e autorizadas.
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