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Já precisou sair de férias e não sabia uma maneira de configurar sua agenda? Aposto que uma das preocupações era não conseguir responder os e-mails e recusar os convites para reuniões, certo?
Neste artigo, portanto, te mostraremos como colocar mensagem automática de férias no Gmail, e não deixar seus clientes ou colaboradores sem resposta. Seguindo a mesma lógica, você também aprenderá a configurar o Google Agenda para rejeitar reuniões durante o seu período fora. Acompanhe!
O que é mensagem automática de férias
As férias são um período muito aguardado durante o ano, mas alguns acertos e configurações devem ser feitos para garantir que nada ficará fora do lugar durante esse momento de descanso.
É aí que entra a definição de mensagens de férias. Mensagem de férias é uma resposta automática, enviada pelo seu Gmail, caso a sua empresa use o Google Workspace, no intervalo de tempo que você definir como seu período de férias.
Também é possível defini-la no Google Agenda, só que dessa vez não será enviada uma resposta automática, mas sua Agenda recusará todos os convites de reuniões feitos para você durante este período de tempo.
Quais as vantagens de configurar mensagem automática de férias
As mensagens de férias são uma ótima estratégia para fidelização do cliente, se forem bem utilizadas. Ao sair de férias, é importante que os seus clientes ou mesmo colegas de trabalho estejam cientes do seu tempo de afastamento, para que consigam tocar melhor as demandas na sua ausência.
Algumas vantagens de utilizar respostas automáticas de férias são:
- Demonstrar profissionalismo e comprometimento com o atendimento;
- Informar aos clientes por que não está em contato, e quando voltará a ficar disponível;
- Construir uma imagem sólida e positiva da empresa;
- Por fim, dar instruções de como o cliente deve prosseguir com seus pedidos.
Com isso, o cliente não ficará sem respostas e você poderá curtir suas férias com tranquilidade, sem se preocupar com essa questão.
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Como colocar mensagem de férias no Google Agenda
Agora vamos te ensinar na prática. Acompanhe o passo a passo:
- Abra o Google Agenda e selecione um horário do dia ou os dias em que você estará ausente;
- A seguir, selecione a opção “Ausente” ou “Out of office”;
- Logo depois, nas datas, selecione “O dia todo”;
- Abaixo, na opção “Mensagem”, escreva a mensagem que será enviada aos colegas e parceiros que tentarem agendar reuniões ou eventos nestes dias.
Também é possível escolher entre recusar apenas as novas reuniões agendadas durante o seu período de férias, ou recusar todas as reuniões já existentes no seu calendário.
Ao optar por essa configuração, portanto, todas as reuniões, novas e existentes, programadas para esse período serão recusadas automaticamente. Continue a leitura para entender mais sobre o Google Agenda e o agendamento de horários.
Configure e personalize horários de trabalho no Google Agenda
Além do agendamento de horários no Google Agenda, outra facilidade é a liberdade dada aos usuários para customizar configurações de horários de trabalho, adaptando horas específicas para cada dia da semana.
Saiba como fazer a configuração:
- Acesse o ícone de configurações que se localiza no topo do calendário;
- Vá até “Horário de trabalho” > “Ativar”.
Agora todos terão acesso às horas em que você está trabalhando e que está disponível para reuniões, sendo possível configurar diferentes horários conforme os dias da semana.
Como colocar mensagem automática de férias no Gmail
É importante também, ao entrar de férias, que se configure esse período no Gmail para que não se percam e-mails importantes e atendimentos durante esses dias.
Ao configurar uma mensagem de férias no Gmail, você poderá avisar a quem entrar em contato que estará ausente, e poderá também, se necessário, direcioná-lo a outra pessoa.
Acompanhe o passo a passo para aprender a fazer essa configuração:
- Acesse o ícone de configurações, no canto superior direito;
- A seguir, clique em “Ver todas as configurações”;
- Selecione a aba “Geral” e role a tela até a opção “Resposta automática de férias”;
- Clique e ative;
- Defina o primeiro e último dia;
- Após isso, selecione o assunto e o e-mail que será enviado como resposta a quem entrar em contato com você;
- Salve as mudanças.
Importante: Você pode também escolher entre a opção de enviar respostas automáticas apenas para os seus contatos, ou enviar respostas automáticas apenas para quem faz parte da sua empresa.
Caso queira que qualquer pessoa que entrar em contato com você receba essa mensagem, mantenha as duas opções desativadas. Recomendamos esta opção.
Como configurar uma mensagem de férias no Gmail para outra pessoa
Se você é o líder de um time ou precisa definir uma mensagem de férias para outra pessoa por motivo de afastamento ou qualquer outro, também existe uma maneira de fazer essa configuração.
Uma opção usada e viável é ter acesso ao e-mail dessa outra pessoa. Sabemos, porém, que esse tipo de prática fere as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e não é uma opção recomendada. Além desse motivo, também existe a possibilidade de tal pessoa não querer ou não poder compartilhar sua conta por alguma razão.
Acompanhe a forma de definir uma mensagem de férias para outra pessoa. Para isso, você vai precisar instalar a Conecta Suite, uma extensão do Google Workspace que expande o painel de controle do administrador.
A Conecta Suite é um pacote completo de soluções para o Google Workspace que dá ao administrador acesso a funções que antes só os usuários poderiam configurar.
Com essa ferramenta é possível editar e programar mensagens de férias para outro usuário, economizando tempo e evitando desalinhamento na comunicação interna.
Uma vez instalado, siga o passo a passo:
- Primeiramente acesse a página de usuários;
- Selecione o usuário que deseja configurar;
- Logo após, ative a opção de “Resposta automática”;
- Assim como no Gmail, você irá selecionar a data inicial e final e preencher o campo de assunto e da mensagem em si;
- Por fim, salve as alterações.
Como desativar a resposta automática de férias
Para desativar uma mensagem de férias anteriormente habilitada, siga os mesmos passos ditos acima:
- Acesse a página de configurações no canto superior direito,
- Logo após, clique em “Ver todas as configurações”,
- Selecione a aba “Geral” e role a tela até a opção “Resposta automática de férias”,
- Clique na opção desativar,
- Salve.
Modelos de mensagem automática de férias
Quer algumas inspirações para criar a sua mensagem automática de férias? Aí vão algumas!
Modelo 1:
“Olá, tudo bem? Estou de férias, do dia xx/xx ao dia xx/xx e poderei demorar para responder.
Em caso de urgência, entre em contato pelo e-mail [email protected].
Agradeço a compreensão e nos falaremos em breve.
Abraços,”
Modelo 2:
“Opa, como vai? Espero que tudo bem.
Estou ausente do dia xx/xx ao dia xx/xx, mas é por um bom motivo: estou de férias! 🏖️
Entrarei em contato quando retornar, mas em caso de urgência, por favor se dirigir ao comercial (exemplo), através do email [email protected].
Abraços,”
Esperamos que tenha aproveitado o conteúdo. No artigo, você aprendeu o que é mensagem automática de férias, como aplicá-la no Gmail e Google Agenda, como desativá-la e como aplicá-la para outra pessoa. Aproveite para criar sua conta grátis e não deixe mais ninguém sem resposta!
