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O que é Google Workspace? Descubra como funciona e para que serve!

Organização e tempo de qualidade no trabalho é essencial para o crescimento e integração de uma equipe, não é mesmo? Por isso, entender o que é Google Workspace é de extrema importância para a empresa.

Tendo sido lançado em 2016 com o nome G Suíte, em 2020 ele foi reestruturado e passou a ser conhecido como Google Workspace, com opções de planos mensais para as companhias.

E no artigo de hoje, vamos te ajudar a entender:

  • O que é Google Workspace;
  • Para que serve o Google Workspace;
  • Como funciona o Google Workspace;
  • Ferramentas do Google Workspace;
  • Ferramenta de gestão de usuários do Google Workspace.

Continue a leitura e descubra como otimizar a rotina da sua empresa! 

Afinal, o que é Google Workspace?

De forma simples e direta, o Google Workspace é uma plataforma voltada para empresas, organizações e equipes que necessitam de recursos para trabalhar de forma integrada e inteligente, com o intuito principal de aumento da gestão do tempo e produtividade, colaboração e eficiência das equipes.

Por isso, ele é um conjunto de ferramentas colaborativas integradas de produtividade oferecidas pelo Google para facilitar o uso de seus aplicativos!

Além disso, o Google Workspace pode ser acessado de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet, possibilitando a comunicação em tempo real de onde estiver.

Com diversos recursos disponíveis, alguns dos principais componentes e recursos do Google Workspace são:

  • Armazenamento em nuvem (Google Drive);
  • E-mail comercial (Gmail Workspace);
  • Videoconferência (Google Meet);
  • Agenda (Google Calendar);
  • Compartilhamento de arquivos (Google Docs);
  • Formulários (Google Forms);
  • Planilhas online (Google Sheets);
  • Ferramenta de apresentação (Google Slides);
  • Entre outros.

Para que serve o Google Workspace?

Sendo uma solução agrupada para diversas dores na comunicação, segurança e colaboração, a plataforma de ferramentas do Google para empresas, conhecido como Google Workspace, serve para:

  • Personalização;
  • Colaboração em tempo real;
  • Comunicação eficiente;
  • Integração entre as equipes;
  • Aumento da produtividade;
  • Armazenamento e compartilhamento de arquivos;
  • Organização de informações;
  • Criação de formulários e pesquisas;
  • Redução de mudança para várias plataformas;
  • Segurança e controle;
  • Mobilidade;
  • E muito mais!

Como funciona o Google Workspace?

De maneira simples, o Google Workspace funciona através da contratação de um plano, onde a empresa escolhe a melhor opção para as suas necessidades.

Em seguida, basta começar o processo de personalização de itens, como a inserção da logomarca, aparência de cores, divisão de espaço de armazenamento e configuração dos recursos e segurança.

Por fim, diversos nichos, segmentos e portes de empresas buscam entender como funciona o Google Workspace para facilitar o processo de organização e o armazenamento de informações.

Isso porque, utilizando as ferramentas de gestão do Google de forma correta e entendendo o que é Google Workspace, é possível elevar a dinâmica do grupo e também a organização, possibilitando o crescimento da sua empresa.

Ferramentas do Google Workspace

Agora que você já sabe o que é, como funciona e para que serve, conheça as 18 ferramentas disponíveis na plataforma do Google Workspace

Gmail

O Gmail é mais do que apenas uma plataforma de e-mail, é uma das ferramentas de comunicação do Google para empresas. 

Com uma interface intuitiva, recursos de organização avançados, e uma capacidade de busca eficiente, com o Gmail é possível gerenciar e-mails, agendar reuniões, programar mensagens automáticas de férias ou comunicados, e muito mais!

Google Meet

Ferramenta de videoconferência com chat incluso, possibilita reuniões remotas, compartilhamento de tela, treinamentos, eventos, palestras e integração com outras ferramentas de gestão do Google. 

Google Chat

Permite o envio de mensagens instantâneas de forma direta ou em grupo e compartilhando arquivos, simplificando a comunicação em equipe e aumentando a colaboração em tempo real.

Google Agenda

Solução desenvolvida para facilitar o controle de agendas, desde a gestão pessoal até a coordenação de equipes e eventos corporativos.

No Google Agenda, os usuários conseguem acessar a agenda da equipe, marcar reuniões com outros colaboradores, definir lembrentes, reservar salas e recursos. 

Google Keep

O Google Keep ultrapassa a simples funcionalidade do bloco de notas, as funções de criar, editar e compartilhar lembretes e notas contribuem muito no estímulo do aumento da produtividade.

O salvamento automático facilita o acesso a informações corrigidas em tempo real.

Google Docs

Permite a criação e edição de textos, comentários em tempo real e acesso remoto aos documentos. Ou seja, toda a equipe consegue trabalhar em sincronia no mesmo arquivo, com todas as modificações salvas de forma automática.

Google Sheets

Ferramenta de planilhas compartilhada, o Google Sheets possui recursos avançados de edição com fórmulas e gráficos, onde as equipes podem trabalhar em conjunto e de maneira personalizada.

Google Slides

Focada em apresentações, essa ferramenta do Google Workspace possui as mesmas funcionalidades do Google Docs. O que a diferencia é que o Slides disponibiliza modelos que permitem a criação de slides, inclusive de forma personalização, para potencializar as apresentações.

Google Forms

Com possibilidade de criar formulários personalizados focados em pesquisa online, o Google Forms permite a análise dos dados coletados, reunindo todas as respostas e facilitando tomadas de decisões, por exemplo.

Jamboard 

Uma lousa digital interativa, o Jamboard facilita a criação de ideias em equipe, independentemente da localização, podendo ser compartilhado de diversas formas, inclusive através de reuniões no Google Meet.

Google sites

Sem necessidade de habilidades de programação, o Sites permite criar páginas web informativas para compartilhamento interno de informações, seja para projetos, equipes ou eventos.

Apps Script

Plataforma de códigos prontos, o Apps Script deixa mais simples o desenvolvimento de soluções institucionais, integrando, ampliando e automatizando os recursos do Google Workspace. Indicado, inclusive, para pessoas com pouca ou nenhuma experiência em programação.

Admin

Por ser um painel de gerenciamento, o administrador do Google Workspace pode adicionar ou excluir funcionários, além de administrar dispositivos e configurar definições de segurança para a proteção de dados.

Endpoint

Controle o acesso, implemente políticas de segurança e proteja os dados da sua empresa. Com o Endpoint é possível reforçar a segurança dos dados de negócio, gerenciando equipamentos através da exigência de bloqueios de tela e de senhas fortes, limpeza de dados confidenciais com exclusão permanente ou até exclusão definitiva da conta.

Google Vault

Com o Google Vault você define regras e períodos de manutenção, além de guardar dados e documentos do Google Workspace, facilitando a recuperação de informações importantes, mesmo com contas suspensas.

Work Insights

Ferramenta de avaliação que os gestores podem avaliar ao vivo como o Google Workspace interfere na organização. Possibilita a visualização de como o gmail, agenda, drive, planilhas e apresentações estão, além do domínio da equipe e nível de organização.

Google Drive

Possibilita o acesso, armazenamento, e compartilhamento de forma segura de arquivos na Nuvem da Google Cloud.

Assim, os acessos são permitidos a qualquer hora, local e dispositivo, contanto que o usuário tenha permissão de acesso.

Ferramenta que usa tecnologia de pesquisa da Google para dar o suporte na hora de procurar arquivos da empresa.

Integrado ao drive, documentos, gmail, planilhas, apresentações e outras ferramentas, o Google Search oferece sugestões e responde às perguntas para encontrar as informações necessárias.

Planos Google Workspace

painel do google workspace/google admin

Você sabia que o Google Workspace possui versão gratuita e paga? O acesso às ferramentas de forma gratuita é muito completo, porém existem vantagens ao contratar os planos pagos, conforme você logo vai entender

O Google Workspace corporativo apresenta recursos avançados e diversas ferramentas que ultrapassam o e-mail personalizado (seunome@suaempresa), dentre elas estão:

  • Google Drive com mais espaço de armazenamento em nuvem, que pode variar entre 30GB ao acesso ilimitado;
  • Gmail comercial, sem anúncio, personalizado, com proteção contra phishing e spam;
  • Google Meet com recursos avançados, como vídeo conferências e chamadas que podem durar 24h e com espaço para até 500 pessoas.

Esses recursos avançados mudam de acordo com o plano do contratante, como por exemplo, o espaço de memória no Google Drive que pode variar.

Atualmente, existem 4 planos empresariais que são oferecidos pelo Google Workspace e suas principais diferenças são as ferramentas e os recursos oferecidos. A conta é feita através do número de usuários, variando conforme o plano desejado. A seguir, confira um pouco sobre cada uma das opções.

Business Starter

Sendo o plano mais básico do Google Workspace, o Business Starter é ideal para empresas de pequeno porte ou de negócios que estão começando. 

Com o Business Starter, você conta com:

  • E-mail profissional: Oferece um endereço de e-mail personalizado com o domínio da sua empresa;
  • Videoconferências: Permite reuniões virtuais com até 100 participantes;
  • Armazenamento em nuvem: Fornece 30 GB de armazenamento no Google Drive por usuário;
  • Controle de segurança e gerenciamento;
  • Suporte: Disponibilidade de suporte técnico padrão do Google.

Business Standard

O plano mais procurado do Google Workspace e mais sofisticado que o Starter, no Business Standard você encontra:

  • Todos os recursos do Business Starter inclusos;
  • Reuniões maiores: Permite reuniões virtuais com até 150 participantes;
  • Gravação de reuniões: Possibilita gravar as videoconferências para referência futura;
  • Armazenamento em nuvem: Aumenta o armazenamento para 2 TB por usuário;
  • Suporte: Disponibilidade de suporte técnico padrão do Google e opção de upgrade para suporte aprimorado.

Business Plus

Uma alternativa mais robusta e voltada para empresas de médio e grande porte, o Business Plus possui todos os recursos do Starter e Standard inclusos, além de:

  • E-mail com adicionais de e-discovery e retenção;
  • Reuniões ainda maiores: Oferece suporte para reuniões virtuais com até 500 participantes com gravação e controle de permissão;
  • Armazenamento em nuvem: Aumenta o armazenamento para 5TB por usuário;
  • Segurança avançada e controle: Inclui recursos de segurança e gerenciamento aprimorados, como controles de endpoint, Vault e proteção contra perda de dados.

Enterprise

O plano mais avançado do Google Workspace é o Enterprise, ideal para a customização de ferramentas para grandes empresas

Com o Enterprise, você conta com:

  • Todos os recursos dos planos Business Starter, Standard e Plus inclusos + criptografia S/MIME;
  • Reuniões para até 1000 participantes: Permite reuniões virtuais ainda maiores, controle de participação, cancelamento de ruído, transmissão ao vivo e gravação;
  • Controles avançados de segurança: Oferece controles de segurança mais robustos, incluindo relatórios avançados e recursos de gerenciamento;
  • Assistência: Inclui suporte aprimorado do Google com opção de upgrade para o Premium.

O Google Workspace é uma das melhores, se não a melhor solução para qualquer empresa quando se trata de hospedar e-mails, fornecer uma solução completa para os colaboradores, além do armazenamento de documentos.

Porém, é possível encontrar parceiros autorizados que ajudam a organizar toda a configuração do painel da empresa, como a Conecta Nuvem. Ela é uma intermediária do Google Workspace e, além de vender os planos, faz toda a transformação digital da sua empresa, com um suporte para configuração muito mais completo do que diretamente pelo Google.

Ferramenta de gestão de usuários do Google Workspace

A Conecta Suite é recomendada para administradores do painel de usuários, que geralmente são da equipe de Tecnologia da Informação, ou os próprios gestores de TI, mas também podem ser do setor RH, Operações ou Marketing.

Com o Plano Basic, que é gratuito, seu empreendimento pode:

  • Utilizar um checklist de boas práticas para o painel administrador;
  • Receber diagnósticos com pontos de melhoria no painel corporativo de usuários;
  • Ter uma visão clara do status dos usuários;
  • Realizar um registro preciso e seguro de logins;
  • Criar e ativar mensagens de férias para os colaboradores;
  • Criar e aplicar assinaturas de e-mail para cada usuário;
  • Personalizar e gerenciar usuários.

Com as outras opções de plano, é possível ter todas as funcionalidades descritas acima, além de:

  • Restringir ou autorizar o acesso dos colaboradores só durante o horário de trabalho;
  • Integrar o acesso com o sistema de ponto;
  • Autorizar acesso de dispositivos móveis;
  • Delegar permissões para outros gestores;
  • Acessar o inventário digital com logins e acessos do e-mail corporativo;
  • E muito mais!

Ficou animado com as novas possibilidades de entender mais sobre o que é Google Workspace e a gestão de usuários corporativos? Aproveite e confira nosso curso gratuito Decifrando o Painel Admin, que vai te ajudar a otimizar sua gestão de usuários!

Curso Decifrando o Painel Admin do Google Workspace

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