Uma das ferramentas de comunicação mais usadas por empresas sem sombra de dúvidas é o e-mail, e é uma ótima oportunidade para fortalecer a identidade da empresa.
Dados de contato, assinatura bem elaborada, é parte de criar uma assinatura de e-mail, fazendo com que a credibilidade da empresa seja transmitida, podendo ser usada inclusive como canal para promover serviços e ações.
No artigo a seguir, veremos como criar assinaturas de e-mail para empresas. Vamos lá?
O que é uma assinatura de e-mail e por que é importante para as empresas?
A assinatura de e-mail é um conjunto de informações localizado ao final das mensagens, que geralmente inclui nome, cargo, dados de contato e elementos visuais, como o logotipo da empresa.
Mais do que um detalhe estético, ela desempenha um papel estratégico na comunicação corporativa, e alguns benefícios para a empresa são:
Profissionalismo
Uma assinatura bem-feita transmite credibilidade e seriedade, causando uma boa impressão em clientes, fornecedores e parceiros desde o primeiro contato.
Consistência de marca
Ao padronizar assinaturas de e-mail entre os colaboradores, a empresa reforça sua identidade visual, promovendo um reconhecimento instantâneo da marca em cada mensagem enviada.
Informação clara
Uma assinatura profissional é organizada e apresenta as informações de forma acessível, facilitando que o destinatário encontre rapidamente os dados necessários para retornar o contato.
Conformidade
Ela também garante que todos os e-mails enviados estejam em conformidade com as diretrizes da empresa e, em alguns casos, com regulamentações, como a inclusão de disclaimers legais.
6 elementos essenciais de uma assinatura de e-mail corporativa
Uma assinatura de e-mail combina elementos que são informativos, visuais e estratégicos.
Os principais componentes que devem ser incluídos são:
- Nome e cargo do colaborador
Essas informações são fundamentais para identificar rapidamente quem está enviando o e-mail e sua função na empresa. Isso facilita a comunicação e reforça a autoridade do remetente.
- Logotipo da empresa
O logotipo é um elemento visual que reforça a identidade da marca. Ele ajuda a criar reconhecimento instantâneo e dá um toque profissional à assinatura.
- Informações de contato
Deve incluir número de telefone, e-mail e, se relevante, o endereço físico da empresa. Isso oferece diversas opções de comunicação ao destinatário e mostra transparência.
- Links para redes sociais corporativas
Adicione ícones ou links para os perfis oficiais da empresa no LinkedIn, Instagram, Facebook ou outras redes relevantes, direcionando o público para mais informações sobre a empresa e suas atividades.
- Slogan ou chamada de ação (opcional)
Se sua empresa possui um slogan ou está promovendo algo específico, como um evento ou produto, essa é uma ótima oportunidade para incluí-lo. Use frases curtas e impactantes, como “Descubra nossos novos serviços” ou “Líderes em soluções sustentáveis.”
- Política de privacidade ou termos de uso (opcional)
Para e-mails que envolvem informações sensíveis, você pode adicionar um pequeno texto ou link sobre a política de privacidade ou termos de uso da empresa, reforçando a conformidade com normas legais e a segurança nas comunicações.
Ao implementar todas as informações mencionadas anteriormente, sua assinatura não será apenas funcional, mas também uma ferramenta estratégica que fortalece a imagem da empresa e melhora a experiência de quem recebe suas mensagens.
Passo a passo: como criar uma assinatura de e-mail para empresas
Se você deseja ter uma assinatura de e-mail profissional e bem estruturada, siga estas etapas simples diretamente no Gmail:
1. Acesse as configurações do Gmail
- Abra o Gmail e clique no ícone de engrenagem no canto superior direito.
- Selecione a opção “Ver todas as configurações”.
- Na aba “Geral”, role para baixo até encontrar a seção “Assinatura”.
2. Defina o layout e design da assinatura
- Escolha um formato limpo e organizado, preferencialmente com separação visual entre diferentes tipos de informações (ex.: nome e cargo em negrito, contato em fonte padrão);
- Use cores e fontes alinhadas com a identidade visual da sua empresa;
- Insira o logotipo da empresa clicando no ícone de imagem e carregando o arquivo desejado.
3. Adicione as informações essenciais
Insira os dados principais que facilitarão o contato:
- Nome completo e cargo: identifique claramente o remetente.
- Telefone e e-mail corporativo: ofereça múltiplas formas de comunicação.
- Endereço da empresa (se aplicável): isso pode ser útil em e-mails mais formais.
Exemplo:
4. Inclua links e chamadas para ação
- Adicione ícones com links para as redes sociais corporativas (LinkedIn, Instagram, etc.).
- Inclua um link para o site da empresa ou uma landing page específica.
- Opcionalmente, insira uma chamada para ação breve, como:
- “Confira nossos últimos artigos no blog!”
- “Saiba mais sobre nossos serviços aqui.”
5. Teste e valide a assinatura
- Salve as alterações e envie um e-mail de teste para você mesmo;
- Verifique se o layout está alinhado, se os links funcionam corretamente e se as imagens carregam como esperado;
- Peça feedback de colegas ou superiores para garantir que a assinatura reflita bem a imagem da empresa.
E as assinaturas de e-mail via HTML?
Usar HTML para criar assinaturas de e-mail permite uma maior personalização e controle sobre o design, garantindo um resultado profissional e consistente.
Alguns dos benefícios e como implementar uma assinatura HTML em passos práticos são.
Design personalizado
Com HTML, você pode criar layouts exclusivos e incluir elementos como logotipos, ícones de redes sociais e até cores alinhadas com a identidade visual da empresa.
Compatibilidade
Uma assinatura HTML bem desenvolvida funciona de forma consistente em diferentes provedores de e-mail (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.) e dispositivos.
Profissionalismo
O uso de HTML permite criar uma assinatura visualmente atrativa, transmitindo uma imagem de profissionalismo e cuidado nos detalhes.
Como criar uma assinatura em HTML
1. Escolha uma ferramenta de edição HTML
- Você pode usar editores básicos como o Bloco de Notas ou mais avançados;
- Se preferir algo automatizado, plataformas como Canva, HubSpot ou geradores de assinatura online podem criar o HTML para você.
2. Estruture o código HTML
Inclua os elementos da assinatura dentro de tags HTML apropriadas. Use tabelas para organizar o layout, garantindo compatibilidade com diferentes provedores de e-mail.
3. Teste a responsividade
Use ferramentas como o Google Chrome DevTools ou serviços de pré-visualização de e-mails para verificar se a assinatura é responsiva em dispositivos móveis e desktops.
4. Insira o HTML no seu provedor de e-mail
- Copie o código HTML criado;
- No Gmail, por exemplo, vá em Configurações > Geral > Assinatura, cole o código na área de texto e salve;
- No Outlook, acesse Opções > Correspondência > Assinaturas, cole o código no editor e salve.
Sempre envie e-mails de teste para validar a assinatura antes de usá-la em comunicações oficiais.
Ferramentas que ajudam a criar e gerenciar assinaturas de e-mail corporativas
Ferramentas tornam o processo mais eficiente, desde opções nativas até plataformas especializadas. Algumas das principais são:
1. Ferramentas nativas: Gmail e Outlook
Gmail
- Permite criar assinaturas diretamente nas configurações do e-mail;
- Oferece um editor básico para incluir texto, imagens, links e formatação;
- Funciona bem para assinaturas simples, mas sem controle centralizado para equipes maiores.
Outlook
- Inclui um editor de assinatura integrado, acessível no menu de configurações;
- Suporte para HTML, permitindo maior personalização;
- Assim como o Gmail, é adequado para uso individual ou configurações manuais em pequenos times.
2. Ferramentas externas: geradores de assinatura e software de gestão
Geradores de assinatura online
- Plataformas como HubSpot, Canva e Wisestamp ajudam a criar assinaturas visuais e personalizadas rapidamente;
- São ideais para quem precisa de uma solução simples e visualmente atraente, mas não oferecem recursos robustos de gestão para equipes grandes.
Softwares de gestão de assinaturas
- Oferecem recursos avançados, como integração com CRMs e personalização dinâmica.
- Indicados para empresas que precisam de um controle centralizado.
3. Conecta Suite: gestão centralizada de assinaturas corporativas
O que é?
A Conecta Suite é uma solução especializada para empresas que desejam padronizar e gerenciar assinaturas de e-mail em larga escala de maneira prática e eficiente.
Principais recursos:
- Gestão centralizada: administre as assinaturas de todos os usuários da empresa a partir de uma interface única;
- Padronização automatizada: crie modelos personalizados que podem ser aplicados a diferentes equipes ou departamentos;
- Integração completa: compatível com Google Workspace e Microsoft 365, facilitando a sincronização com os sistemas existentes;
- Atualizações dinâmicas: alterações são refletidas automaticamente nas assinaturas de todos os colaboradores, eliminando a necessidade de ajustes manuais;
- Elementos adicionais: permite incluir logotipos, links dinâmicos, disclaimers legais e chamadas para ação específicas.
Por que usar a Conecta Suite?
Com a Conecta Suite, sua empresa garante uma identidade visual consistente nas comunicações!
É a solução ideal para organizações que valorizam profissionalismo e eficiência, especialmente quando precisam gerenciar equipes grandes ou distribuídas.
Conheça mais sobre as nossas soluções e realize um trial!
