Olá! Quando um colaborador se desliga ou se afasta da empresa, o administrador do Google Workspace precisa tomar uma ação sobre sua conta. Existem duas opções principais: Suspender (uma ação temporária e reversível) e Excluir (uma ação permanente).
Este guia, atualizado com os menus atuais do Google Admin Console, mostra como executar cada uma e ajuda você a decidir qual é a melhor para cada situação.
Opção 1: Como Suspender um Usuário (Ação Temporária e Segura)
Quando usar: Ideal para afastamentos longos (licenças) ou quando você precisa bloquear o acesso imediatamente, mas quer preservar todos os dados e a conta para uma possível reativação.
Efeitos:
- O usuário não pode mais fazer login no Google Workspace.
- O recebimento de novos e-mails e convites é bloqueado.
- Todos os dados (Drive, E-mails, Agenda) são mantidos.
- A licença continua ativa e a cobrança permanece.
Passo a Passo:
1. Acesse o Admin Console: Faça login em admin.google.com. 2. Navegue até Usuários: No menu lateral esquerdo, vá para Diretório > Usuários. 3. Encontre o Usuário: Utilize a barra de pesquisa para localizar o colaborador desejado. 4. Suspenda a Conta:
- Método Rápido: Passe o mouse sobre a linha do usuário, clique em “Mais opções” que aparece à direita e selecione “Suspender usuário”.
- Método Detalhado: Clique no nome do usuário para abrir seu perfil. No painel à esquerda, clique em “Suspender usuário”. 5. Confirme a Ação: Uma janela de confirmação aparecerá detalhando os efeitos da suspensão. Leia e clique em “SUSPENDER”.
Opção 2: Como Excluir um Usuário (Ação Permanente)
Quando usar: Para desligamentos definitivos, quando a conta não será mais necessária e você precisa liberar a licença para um novo colaborador ou para reduzir custos.
Efeitos:
- A conta e todos os dados são permanentemente removidos após 20 dias (período em que um superadministrador ainda pode restaurar).
- A licença é liberada, e a cobrança por aquele usuário cessa.
Passo a Passo (Menus Atuais):
ATENÇÃO: Antes de excluir, planeje a migração dos dados do usuário. O processo é irreversível após o período de carência.
1. Localize o Usuário: Siga os mesmos passos 1, 2 e 3 do método de suspensão. 2. Inicie a Exclusão: No menu “Mais opções”, clique em “Excluir usuário”. 3. Siga o Assistente de Exclusão do Google: Uma janela importantíssima se abrirá, guiando você na transferência dos dados. Você DEVE tomar decisões sobre:
Gerenciar e-mails futuros: Decida se deseja criar um alias ou um encaminhamento para o endereço de e-mail do ex-usuário, garantindo que novas mensagens não se percam. 4. Confirme a Exclusão: Após revisar todas as opções de transferência de dados, role até o final e clique no botão “EXCLUIR USUÁRIO” para finalizar o processo.
Transferir dados: Marque as caixas para mover os arquivos do Drive e os dados de outros apps para um novo proprietário (como o gestor do ex-colaborador).
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