A assinatura de e-mail é um elemento essencial da comunicação corporativa, funcionando como uma extensão da identidade da empresa.
Quando desatualizada ou inconsistente, ela pode prejudicar a imagem profissional e a mensagem que a empresa deseja transmitir.
Por isso, é fundamental que as assinaturas de e-mail sejam mantidas atualizadas, padronizadas e alinhadas com a política de comunicação corporativa.
Neste artigo, veremos como as empresas podem equilibrar personalização e padronização ao criar assinaturas de e-mail, além de modelos práticos, para transformar a comunicação da empresa!
Qual o papel das assinaturas de e-mail no contexto corporativo?
As assinaturas de e-mail vão além de uma simples formalidade ao final de uma mensagem.
Elas desempenham um papel estratégico no mundo corporativo, funcionando como uma extensão da identidade da empresa e reforçando sua presença em cada interação digital.
Ao padronizar as assinaturas de e-mail, as empresas podem alinhar todos os seus colaboradores a uma comunicação visual e textual consistente, fortalecendo o profissionalismo e a credibilidade da marca.
Elementos essenciais para assinaturas de e-mail corporativo
Uma assinatura de e-mail bem estruturada deve incluir informações relevantes e funcionais, como:
1. Nome completo e cargo
Exemplo:
João Silva | Gerente de Marketing
Personalizar a mensagem e deixar claro quem está se comunicando e qual é o papel dessa pessoa na empresa fortalece a credibilidade e facilita o relacionamento profissional.
2. Logotipo da empresa
Exemplo:
Um logotipo em alta resolução com as cores e fontes oficiais.
O logotipo reforça a identidade visual da marca, transmitindo uma imagem consistente e profissional em todos os e-mails enviados.
3. Informações de contato
Exemplo:
Telefone: +55 (11) 1234-5678
E-mail: [email protected]
Endereço: Avenida Paulista, 1000, São Paulo, SP
Formas diretas de contato, garante que o destinatário possa facilmente continuar a comunicação ou tirar dúvidas.
4. Links para Redes Sociais da Empresa
Exemplo:
Ícones clicáveis para LinkedIn, Instagram, Facebook e YouTube.
Esses ícones incentivam o engajamento com os canais oficiais da empresa, dando maior visibilidade e conectividade com o público-alvo.
5. Política de privacidade ou termos de uso
Exemplo:
“Este e-mail pode conter informações confidenciais. Leia nossa Política de Privacidade.”
Atendende a requisitos legais, principalmente em setores regulados, e transmite uma mensagem de responsabilidade e segurança ao destinatário.
6. Slogan ou chamada de marketing
Exemplo:
“Inovação que conecta pessoas.”
“Transformamos ideias em resultados.”
Destacar o posicionamento da empresa de forma breve e impactante, reforçando os valores ou benefícios oferecidos, impactando o público.
7 modelos de assinatura para empresas
Alguns dos modelos de assinatura mais comuns:
1. Modelo minimalista
Descrição
Focado na simplicidade, com apenas as informações essenciais.
- Nome;
- cargo
- Telefone;
- Logotipo da empresa.
É ideal para empresas que prezam pela comunicação direta e clean, como startups ou consultorias, facilitando a leitura e mantendo o profissionalismo
2. Modelo com banner e outras CTAs
Descrição:
Inclui um banner na base da assinatura com chamadas para ação, como “Agende uma reunião” ou “Conheça nosso portfólio”.
Esse modelo é perfeito para times de vendas e atendimento ao cliente, pois promove imediato com botões ou links.
3. Modelo com promoções ou divulgação de eventos
Descrição:
Integra um pequeno banner ou mensagem promocional sobre um evento, desconto ou produto.
Ideal para empresas de e-commerce, educação ou entretenimento, dando a oportunidade de aproveitar cada e-mail para promover campanhas sazonais.
4. Modelo Voltado ao Branding
Descrição:
Destaca a identidade visual da empresa com o logotipo, as cores institucionais e elementos de branding, como prêmios ou certificações.
Ótimo para empresas consolidadas que desejam reforçar sua autoridade no mercado, promovendo a confiança e o reconhecimento da marca.
5. Modelo personalizado para setores específicos
Descrição:
Ajusta os elementos da assinatura às necessidades do setor.
- RH: links para oportunidades de carreira;
- TI: links para suporte técnico ou FAQs;
- Marketing: destaque para portfólios ou campanhas;
- Design: uso de um layout mais criativo e visual.
Cada área usa um tipo de assinatura de e-mail como extensão das suas funções específicas, agregando valor à comunicação de cada setor.
6. Modelo Animado
Descrição:
Incorpora elementos animados, como logotipos com movimento ou banners dinâmicos.
Visto em empresas criativas ou de tecnologia que desejam se destacar, criando impacto visual e aumentando o engajamento.
7. Modelo com Citação
Descrição:
Inclui uma frase inspiradora ou uma declaração da missão da empresa.
Excelente para setores como educação, saúde ou consultoria, onde o toque humano é valorizado, enriquecendo a mensagem com um toque motivador ou institucional.
5 boas práticas para implementação de modelos de assinatura
- Siga o guia de identidade visual da empresa
- Use cores, fontes e logotipos que estejam de acordo com o manual de marca. Isso reforça a identidade da empresa e cria uma assinatura de e-mail visualmente coesa;
- Mantenha um layout simples e limpo
- Evite elementos desnecessários ou informações excessivas. Um design minimalista facilita a leitura e torna a assinatura de e-mail mais eficaz;
- Padronize os tamanhos de fonte e ícones
- Defina tamanhos específicos para o texto e para os ícones de redes sociais. Isso garante uma aparência equilibrada e evita assinaturas desproporcionais;
- Garanta a Responsividade
- Teste a assinatura de e-mail para empresas em diferentes dispositivos e tamanhos de tela. Certifique-se de que os elementos sejam legíveis e clicáveis em desktops e smartphones;
- Inclua Links Funcionais
- Verifique regularmente se os links para redes sociais, sites, landing pages ou políticas de privacidade estão funcionando corretamente. Links quebrados podem prejudicar a experiência do destinatário.
Ferramentas para gerenciamento de assinaturas
Para garantir a padronização e a atualização de assinaturas de e-mail para empresa sem ser um desafio, especialmente em empresas com muitos colaboradores algumas ferramentas especializadas que automatizam esse processo, permite criar, distribuir e gerenciar assinaturas de forma centralizada.
WiseStamp
Uma ferramenta intuitiva para criar assinaturas de e-mail profissionais com opções de personalização para diferentes departamentos, algumas funcionalidades são:
- Integração com Gmail, Outlook e outras plataformas;
- Inclusão de banners promocionais e CTAs;
- Gerenciamento centralizado para equipes.
HubSpot
Gerador gratuito da HubSpot, ideal para criar assinaturas de e-mail personalizadas de forma rápida. Algumas funcionalidades são
- Modelos simples com opções de personalização;
- Compatível com Gmail, Outlook e Apple Mail;
- Links clicáveis para redes sociais.
Canva
Plataforma de design intuitiva, com recursos de arrastar e soltar, ideal para criar assinaturas de e-mail com visual moderno.
Suas funcionalidades:
- Modelos pré-definidos para assinaturas;
- Fácil personalização com logotipos, ícones e cores corporativas;
- Exportação em formatos compatíveis (PNG, JPG).
Como a Conecta Suite facilita a gestão de assinaturas de e-mail em empresas
A Conecta Suite é a solução para empresas que buscam simplificar e profissionalizar a gestão de assinaturas de e-mail em larga escala.
Com a plataforma, é possível criar assinaturas padronizadas alinhadas à identidade visual da empresa, garantindo consistência na comunicação corporativa. Seja para um time pequeno ou uma organização com centenas de colaboradores, a Conecta Suite oferece recursos que tornam a configuração e o gerenciamento das assinaturas rápidos e eficientes.
Um dos grandes diferenciais da Conecta Suite é sua integração nativa com ferramentas populares como Google Workspace e Microsoft 365.
Isso permite que as assinaturas sejam atualizadas de forma automatizada, eliminando erros manuais e economizando tempo. Além disso, a plataforma possibilita a inclusão de informações personalizadas por departamento ou colaborador, garantindo flexibilidade sem perder o padrão visual da marca.
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