A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) entrou em atividade no final de 2020 e impactou empresas que trabalham com dados pessoais em todo território nacional, fazendo com que empresas que não se adequem às normas, acabem ficando para trás.
Principalmente pelo fato do não cumprimento da lei, resultando em sanções e multas, que podem alcançar 2% do faturamento total da empresa, e até 50 milhões por infração.
Mas, pode acontecer que a adaptação à LGPD seja desafiadora para empresas, caso não possua recursos, por isso o Google disponibiliza ferramentas que facilitam o processo e diminui o risco de violação.
Por isso, no artigo de hoje vamos saber como o Google é capaz de ajudar e quais são as etapas, vamos lá?
O que é a LGPD e por que ela é importante para as empresas?
Primeiramente, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), controla como os dados devem ser tratados, com regulamentos, normas e procedimentos de coleta, armazenamento, processamento e principalmente compartilhamento de dados.
Em um mundo cada vez mais digital, os dados pessoais tornaram-se ativos valiosos, usados para diversos fins comerciais e institucionais.
No entanto, o uso inadequado ou abusivo dessas informações pode trazer sérios riscos aos indivíduos, como exposição indevida, discriminação e invasão de privacidade.
A LGPD surge como uma resposta a esses desafios, estabelecendo uma estrutura legal que define como as empresas e órgãos públicos devem lidar com dados pessoais, promovendo transparência e responsabilidade.
Além de proteger a privacidade, a LGPD aumenta a segurança das informações. Ao impor requisitos rigorosos sobre coleta, armazenamento e processamento de dados, a lei busca reduzir as chances de vazamentos de dados e ciberataques.
Quando as organizações seguem as diretrizes da LGPD, adotam melhores práticas de segurança, como criptografia e controles de acesso, reduzindo os riscos de incidentes que poderiam comprometer dados sensíveis.
Assim, a LGPD atua como um fator crucial na criação de um ambiente mais seguro e confiável para os usuários.
Outro aspecto importante da LGPD é o impacto econômico e de confiança que ela traz para o mercado.
Empresas que demonstram conformidade com a lei transmitem mais credibilidade aos seus clientes, o que, por sua vez, pode aumentar sua base de consumidores e fortalecer sua posição no mercado.
Além disso, empresas em conformidade com a LGPD conseguem estabelecer parcerias com organizações internacionais mais facilmente, já que a lei brasileira alinha-se a regulamentações de outros países, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.
Isso facilita a circulação de dados entre fronteiras e permite que as empresas brasileiras atuem globalmente com mais segurança jurídica.
A Lei Geral de Proteção de Dados impacta diretamente a forma como as empresas coletam, armazenam e tratam dados pessoais, impondo uma série de requisitos para garantir que essas práticas respeitem a privacidade dos clientes.
Para coletar dados, as empresas precisam ter uma base legal, como o consentimento explícito do titular, ou uma justificativa legítima, como uma obrigação legal ou interesse legítimo.
Além disso, a coleta deve ser limitada ao mínimo necessário para o propósito específico, evitando a exploração de dados excessivos. O armazenamento desses dados precisa ser seguro, utilizando medidas técnicas e administrativas para prevenir vazamentos e acessos não autorizados.
Como o Google Workspace ajuda na adequação à LGPD?
Com diversas opções de ferramentas e recursos, algumas das mais usadas são:
Segurança de dados no Google Workspace
O Google Workspace possui diversas funcionalidades de segurança integradas para proteger dados e garantir a conformidade com regulamentações, como a LGPD.
A criptografia de dados é uma das principais ferramentas, pois protege as informações durante o armazenamento (em repouso) e na transmissão (em trânsito), tornando-as ilegíveis para terceiros não autorizados.
Essa criptografia ocorre em múltiplas camadas e é aplicada automaticamente, garantindo que emails, arquivos e outros dados dos usuários estejam protegidos contra acessos não autorizados.
A autenticação de dois fatores (2FA) é outro recurso essencial no Google Workspace, ajudando a proteger as contas contra invasões. Com o 2FA, os usuários precisam fornecer uma segunda forma de autenticação, como um código enviado para o celular ou uma chave de segurança física, além da senha.
Essa camada adicional dificulta que hackers acessem contas mesmo que obtenham as credenciais, aumentando a segurança das informações pessoais e corporativas.
Além disso, o Google Workspace permite configurar políticas de retenção e exclusão de dados personalizadas, essenciais para o gerenciamento.
Os administradores podem definir o período em que os dados devem ser retidos, como emails e arquivos, antes de serem excluídos automaticamente.
Essas políticas garantem que os dados sejam mantidos pelo tempo necessário para fins legais e regulamentares, mas também são excluídos quando não são mais necessários, reduzindo o risco de exposição.
O Google Workspace inclui recursos de monitoramento e relatórios que permitem aos administradores acompanhar atividades suspeitas e detectar possíveis ameaças de segurança.
Gestão de usuário e permissão de acesso
O Google Workspace oferece aos administradores um controle detalhado sobre o acesso a documentos e informações sensíveis, permitindo definir permissões específicas de acordo com as necessidades de segurança de cada equipe ou projeto.
Uma das principais funcionalidades é o gerenciamento de compartilhamento de arquivos, que permite aos administradores determinar quem pode visualizar, comentar ou editar documentos.
Esses controles podem ser aplicados tanto no nível de documento individual quanto em pastas inteiras, garantindo que apenas pessoas ou grupos autorizados tenham o nível de acesso adequado para realizar suas tarefas.
Além do controle de acesso a arquivos, o Google Workspace permite a criação de políticas de segurança que impedem o compartilhamento externo não autorizado.
Os administradores podem, por exemplo, definir regras que proíbem o compartilhamento de documentos sensíveis com usuários fora da organização, evitando que informações confidenciais sejam acidentalmente expostas a terceiros.
Também é possível restringir o compartilhamento de links abertos, configurando-os para serem acessíveis apenas por membros específicos ou equipes internas, reduzindo significativamente o risco de vazamentos.
Outra funcionalidade é o registro e monitoramento de atividades, que permite aos administradores rastrear quem acessou, visualizou, editou ou fez download de documentos.
O Google Workspace registra detalhadamente essas ações, possibilitando que os administradores revisem atividades suspeitas ou incomuns.
Essa visibilidade sobre o uso de arquivos e dados sensíveis ajuda a detectar acessos indevidos e a realizar auditorias de conformidade, além de facilitar a resposta a incidentes de segurança, caso algum dado seja comprometido.
Além de permitir a aplicação de autenticação de dois fatores e outras práticas de segurança para reforçar a proteção dos documentos, os administradores podem exigir autenticação adicional para acesso a determinados arquivos, de modo a garantir que apenas os usuários autorizados e verificados consigam visualizar ou modificar informações confidenciais.
Em conjunto, essas funcionalidades oferecem um controle preciso e detalhado sobre o acesso a dados sensíveis, garantindo que a segurança e a privacidade sejam mantidas em todos os níveis de acesso dentro da organização.
Logs de auditoria e monitoramento de atividades
Os logs de auditoria no Google Workspace desempenham um papel crucial na segurança e conformidade das empresas, oferecendo uma maneira eficaz de monitorar a atividade dos usuários.
Esses registros detalham informações como quem acessou, alterou ou compartilhou documentos e outros dados, e são essenciais para assegurar que as atividades realizadas na plataforma estejam de acordo com as políticas internas e os regulamentos de proteção de dados.
Ao registrar esses eventos, as empresas conseguem rastrear o ciclo de vida das informações, o que é fundamental para proteger dados sensíveis e manter a confiança de clientes e parceiros.
Esses logs de auditoria possibilitam uma visibilidade completa sobre o uso de dados e permitem a identificação rápida de comportamentos suspeitos ou anômalos.
Por exemplo, se um funcionário acessar dados fora do horário usual ou modificar arquivos confidenciais sem autorização, os administradores podem ser alertados para investigar o evento.
Esse monitoramento contínuo ajuda a identificar e prevenir possíveis vazamentos, comportamentos inadequados ou até mesmo ataques internos, fortalecendo a segurança da organização.
Além de fortalecer a segurança, os logs de auditoria ajudam as empresas a atender a requisitos de conformidade. Muitas regulamentações, como a LGPD e o GDPR, exigem que as organizações tenham mecanismos para rastrear o acesso e o uso de dados pessoais.
Os registros de auditoria do Google Workspace documentam cada acesso e alteração de dados, permitindo que as empresas demonstrem que estão aderindo aos padrões de proteção de dados.
Em caso de auditorias ou investigações, esses registros servem como prova de que os dados foram manipulados de maneira segura e de acordo com a legislação.
Esses logs de auditoria são uma ferramenta importante para a análise e otimização de políticas internas.
Com o acesso a relatórios e análises sobre a atividade dos usuários, os administradores podem identificar padrões que indiquem a necessidade de reforçar medidas de segurança ou ajustar permissões de acesso.
Dessa forma, os logs não só protegem os dados, mas também ajudam a criar um ambiente de trabalho mais seguro e alinhado com as melhores práticas de governança de informação.
Ferramentas de proteção de dados no Google Workspace
As ferramentas de proteção de dados no Google Workspace oferecem uma gama de recursos para proteger informações sensíveis e garantir a conformidade com regulamentações. As mais usadas são:
Google Vault
O Google Vault é uma ferramenta de arquivamento e conformidade disponível no Google Workspace, projetada para auxiliar empresas na retenção, pesquisa e exportação de dados importantes.
Ele permite que as organizações armazenem com segurança emails, mensagens do Google Chat, arquivos do Google Drive e outros dados essenciais, mesmo após a exclusão pelos usuários, ajudando a cumprir regulamentos de conformidade e auditoria.
Com o Google Vault, administradores podem definir políticas de retenção personalizadas para garantir que os dados sejam mantidos pelo tempo necessário e descartados de maneira segura quando não são mais necessários.
Além de retenção, o Google Vault oferece funcionalidades robustas de eDiscovery, que permitem que os administradores pesquisem e recuperem dados para investigações internas ou requisitos legais.
Por meio de pesquisas avançadas, é possível localizar informações específicas com base em critérios como palavras-chave, datas ou remetentes, o que facilita a resposta rápida a solicitações jurídicas ou auditorias de conformidade.
Essa capacidade de pesquisa e recuperação rápida reduz o tempo e o esforço necessários para acessar dados críticos, tornando o processo de eDiscovery mais eficiente e seguro.
Por fim, o Google Vault oferece um recurso de auditoria, que registra todas as atividades realizadas no sistema, permitindo que as empresas rastreiem quem acessou, pesquisou ou exportou informações.
Esse registro de atividades é essencial para garantir a transparência e a segurança dos dados, além de permitir que as organizações mantenham a integridade dos arquivos e dados armazenados para conformidade, permitindo que o Google Vault atua como uma solução completa para gerenciar, preservar e proteger informações corporativas essenciais dentro do Google Workspace.
Gerenciamento de dispositivos
O gerenciamento de dispositivos no Google Workspace permite que os administradores controlem e protejam o acesso a dados corporativos em dispositivos móveis e computadores.
Por meio dessas ferramentas, é possível monitorar e gerenciar todos os dispositivos que acessam o Google Workspace da empresa, garantindo que informações confidenciais estejam protegidas mesmo quando acessadas fora do ambiente de trabalho.
Os administradores podem aplicar políticas de segurança, como exigir senhas fortes, ativar bloqueio de tela e até mesmo configurar o apagamento remoto dos dados em dispositivos perdidos ou roubados, minimizando o risco de vazamentos e acessos não autorizados.
Além disso, o gerenciamento de dispositivos oferece visibilidade em tempo real sobre o uso de dispositivos corporativos e pessoais, permitindo que as equipes de TI rastreiem atividades suspeitas e intervenham rapidamente em casos de segurança.
Com a possibilidade de separar dados pessoais e corporativos, as ferramentas do Google Workspace também respeitam a privacidade dos colaboradores ao mesmo tempo que protegem as informações sensíveis da organização.
Esse equilíbrio entre segurança e usabilidade torna o gerenciamento de dispositivos essencial para empresas que buscam proteger seus dados em um ambiente de trabalho cada vez mais remoto e móvel.
Auditoria e relatórios
As ferramentas de auditoria e relatórios do Google Workspace oferecem visibilidade detalhada sobre as atividades dos usuários, ajudando administradores a monitorar o uso de dados e identificar comportamentos suspeitos.
A partir de registros de auditoria, é possível rastrear ações como logins, edições e compartilhamento de arquivos, além de alterações em configurações de segurança e acesso a dados confidenciais.
Esses registros permitem que as empresas revisem o histórico de atividades e verifiquem a conformidade com políticas internas e regulamentações de proteção de dados, como a LGPD, garantindo um ambiente de trabalho mais seguro e responsável.
Os relatórios também proporcionam uma visão ampla sobre o uso dos recursos do Google Workspace, possibilitando a análise de tendências e o ajuste de políticas conforme necessário.
Com dashboards e métricas personalizáveis, administradores conseguem monitorar a adesão às políticas de segurança e o comportamento geral dos usuários, o que facilita a implementação de medidas preventivas e reforça o gerenciamento de riscos.
Dessa forma, as ferramentas de auditoria e relatórios não apenas reforçam a segurança e conformidade, mas também ajudam a otimizar o uso da plataforma e a promover uma governança de dados mais eficiente.
Armazenamento seguro
O armazenamento seguro no Google Workspace é garantido por uma série de medidas de proteção de dados, incluindo criptografia em repouso e em trânsito.
Isso significa que todas as informações armazenadas, como e-mails, documentos e outros arquivos, são automaticamente criptografadas, o que torna os dados ilegíveis para qualquer pessoa não autorizada, seja durante o armazenamento nos servidores do Google ou enquanto estão sendo transmitidos pela rede.
Além disso, o Google utiliza infraestrutura de segurança robusta, com múltiplas camadas de proteção, como firewalls e controles de acesso, para garantir que os dados estejam seguros contra ataques cibernéticos e acessos não autorizados.
Além da criptografia, o Google Workspace oferece recursos avançados de gerenciamento de dados, como políticas de retenção e backup, para garantir que informações importantes sejam preservadas e protegidas por tempo suficiente.
Os administradores podem configurar políticas de retenção de acordo com os requisitos legais e de conformidade da empresa, e também podem realizar backup de dados críticos.
Essas funcionalidades de armazenamento seguro são essenciais para proteger dados sensíveis e atender a exigências regulatórias, previstas pela LGPD e pelo GDPR.
Como adequar sua empresa à LGPD usando o Google Workspace?
Para se adequar à LGPD, são necessárias diversas implementações de procedimentos e medidas para que a proteção de dados esteja garantida.
Alguns passos para a adequação são:
Realize uma auditoria dos dados pessoais
A auditoria de dados pessoais é importante para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), pois permite que as empresas acompanhem como os dados são coletados, armazenados, processados e compartilhados.
Isso ajuda a identificar e corrigir práticas que possam violar os direitos dos donos dos dados, como o tratamento inadequado ou a falta de consentimento.
A auditoria também garante que as empresas estejam aplicando as políticas de segurança e privacidade necessárias para proteger as informações pessoais, minimizando o risco de vazamentos ou acessos não autorizados, que poderiam resultar em penalidades severas e danos à reputação.
A auditoria de dados pessoais é essencial para a transparência e prestação de contas exigidas pela LGPD.
Permitindo que as empresas possam demonstrar, de forma clara e documentada, que estão adotando medidas adequadas para cumprir as obrigações legais e proteger os dados dos seus clientes, colaboradores e parceiros.
Em caso de fiscalização ou investigação, uma auditoria bem-feita serve como prova de que as práticas de proteção de dados estão em vigor e que os direitos dos indivíduos estão sendo respeitados.
Isso contribui para a confiança dos consumidores e para a manutenção da credibilidade da organização no mercado.
Configure políticas de retenção e exclusão
Configurar políticas de retenção e exclusão de dados é garantir a conformidade com a LGPD, pois a lei exige que os dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir os fins para os quais foram coletados.
O armazenamento excessivo de dados sem uma justificativa legítima pode acarretar em violações de privacidade e em riscos de segurança, além de tornar as empresas vulneráveis a sanções.
As políticas de retenção ajudam a definir prazos claros para o armazenamento de dados, assegurando que as informações pessoais sejam excluídas quando não forem mais necessárias, minimizando o risco de uso inadequado ou indevido.
A LGPD garante ao titular dos dados o direito de solicitar a exclusão de suas informações pessoais, e as políticas de exclusão são fundamentais para facilitar esse processo de maneira eficiente e dentro do prazo estipulado.
As empresas que não implementam tais políticas podem enfrentar desafios em atender a essas solicitações, o que pode resultar em multas ou ações legais.
Portanto, configurar políticas adequadas de retenção e exclusão não só ajuda a proteger a privacidade dos indivíduos, mas também é uma medida preventiva para que as organizações cumpram as obrigações legais da LGPD, mantendo a harmonia e evitando penalidades.
Defina níveis de acesso para dados sensíveis
Definir níveis de acesso para dados sensíveis é essencial para garantir a segurança com a LGPD, pois permite que as organizações controlem rigorosamente quem pode visualizar, editar ou compartilhar informações pessoais delicadas.
Isso ajuda a minimizar o risco de vazamentos ou acessos não autorizados, garantindo que apenas funcionários ou parceiros autorizados e com uma necessidade legítima possam acessar esses dados.
Ao segmentar o acesso com base em funções ou responsabilidades específicas, as empresas podem proteger dados sensíveis de maneira mais eficaz, limitando a exposição e os impactos de um possível incidente de segurança.
Além disso, a definição de níveis de acesso assegura que as empresas estejam alinhadas aos princípios de minimização e necessidade da LGPD, que determinam que os dados pessoais sejam acessados apenas por pessoas que realmente necessitam deles para desempenhar suas funções.
Isso também facilita a resposta a solicitações de exclusão ou correção de dados, já que é possível rastrear quem teve acesso a determinados dados e garantir que apenas as pessoas adequadas estejam manipulando informações sensíveis.
A implementação de níveis de acesso adequados contribui para a construção de uma cultura de segurança da informação, reduzindo o risco de falhas de compliance e mantendo a confiança dos clientes e parceiros.
Como a Conecta Suite pode ajudar na conformidade com a LGPD no Google Workspace?
A Conecta Suite é uma solução adicional que potencializa o controle e a gestão de dados sensíveis no Google Workspace, oferecendo ferramentas avançadas para atender às exigências da LGPD de maneira eficaz.
Ao integrar-se com o Google Workspace, a Conecta Suite permite que as empresas implementem políticas mais rigorosas de controle de acesso, auditoria e proteção de informações confidenciais.
Com recursos como a definição de níveis de acesso personalizados, monitoramento detalhado das atividades dos usuários e a aplicação de políticas de retenção e exclusão de dados, a ferramenta facilita o cumprimento das obrigações legais e melhora a segurança dos dados pessoais, essencial para garantir a conformidade com a LGPD.
Algumas funcionalidades em destaque são:
Controle de acessos e proteção de dados
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Monitoramento e relatórios detalhados
A segurança de dados é crucial para qualquer empresa, e o Relatório de Acessos Detalhados oferece uma visão completa das atividades no Google Workspace, incluindo:
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