O onboarding de colaboradores é o processo que introduz e integra novos profissionais à empresa, ajudando-os a entender a cultura organizacional, as expectativas do cargo e as ferramentas que utilizarão no dia a dia.
Para que o onboarding de colaboradores seja realmente eficiente, é fundamental que ele seja bem estruturado e seguro.
Quando os acessos são mal gerenciados, os riscos aumentam: falhas no provisionamento podem gerar atrasos, permissões excessivas podem comprometer a segurança, e a falta de controle pode expor a organização a ameaças cibernéticas.
No artigo de hoje, vamos ver o que um onboarding de colaboradores prioriza no controle e a eficiência no uso de sistemas digitais, contribuindo para um início de jornada profissional mais fluido e confiável, tanto para o colaborador quanto para a empresa.
A importância de um onboarding de colaboradores eficiente no mundo digital
O Onboarding de colaboradores influencia diretamente áreas estratégicas da organização, como produtividade, retenção de talentos e segurança de dados, impacta tanto o desempenho individual quanto o coletivo.
Confira os principais benefícios:
Produtividade desde o primeiro dia
Quando os novos profissionais recebem acesso rápido e seguro às ferramentas e informações necessárias, eles conseguem iniciar suas atividades com confiança e eficiência.
Um onboarding de colaboradores bem planejado elimina barreiras, reduz o tempo de adaptação e permite que o colaborador contribua para a empresa desde o início, aumentando sua sensação de propósito e alinhamento.
Segurança e compliance
Um dos maiores desafios na integração de novos colaboradores é garantir a proteção de dados e a conformidade com as regulamentações.
Processos que priorizam o gerenciamento adequado de acessos e permissões minimizam os riscos de violações de segurança e mantêm a empresa em conformidade com legislações, como a LGPD.
Isso demonstra um compromisso com a privacidade, tanto dos colaboradores quanto dos clientes.
Integração com a empresa e outros colaboradores
Além de fornecer ferramentas, o onboarding de colaboradores deve promover um ambiente de acolhimento e alinhamento cultural.
Quando bem conduzido, ele ajuda o novo colaborador a entender os valores, a missão e os objetivos da organização, além de facilitar a conexão com seus colegas. Essa integração fortalece o sentimento de pertencimento e colaboração, contribuindo para a retenção de talentos.
Desafios comuns no gerenciamento de acessos durante o onboarding
O gerenciamento de acessos é importante no onboarding de novos colaboradores, mas muitas empresas enfrentam dificuldades que podem comprometer a eficiência, a segurança e a experiência do processo.
Abaixo, destacamos os principais problemas enfrentados pelas organizações nessa área:
Falta de automação nos processos de criação de contas
A ausência de automação nos fluxos de contas e permissões pode gerar atrasos significativos no acesso dos novos colaboradores às ferramentas essenciais.
Processos manuais Podem conter erros, como esquecer de criar contas ou configurar permissões corretamente, o que afeta diretamente a produtividade no início da jornada.
Colaboradores com acessos inadequados
Outro problema comum é conceder acessos que não correspondem às reais necessidades do cargo.
Tanto o excesso de permissões quanto a falta delas representam riscos, como por exemplo:
- Excesso: aumenta as chances de acesso não autorizado a dados sensíveis, comprometendo a segurança da informação;
- Falta: dificulta a execução de tarefas, gerando frustração e atrasos.
Desconexão entre os departamentos de RH e TI
A falta de alinhamento entre as equipes de RH e TI é uma barreira recorrente. Quando esses departamentos não trabalham de forma integrada, informações importantes podem ser perdidas ou atrasadas, como os cargos e responsabilidades específicas do novo colaborador.
Isso resulta em falhas na definição de permissões e na entrega de ferramentas adequadas.
Essas falhas no gerenciamento de acessos prejudicam a experiência do colaborador, criam vulnerabilidades de segurança e comprometem a conformidade com regulamentações.
Além de prolongar o tempo de integração, reduzir a produtividade inicial e até mesmo afetar negativamente a percepção do profissional em relação à organização.
Qual o papel do RH no gerenciamento de acessos durante o onboarding?
O gestor de RH desempenha um papel estratégico no gerenciamento de acessos durante o onboarding de novos colaboradores.
Como ponto central no processo de integração, ele é responsável por garantir que as informações sobre o cargo, as responsabilidades e as necessidades do novo profissional sejam transmitidas de forma clara e precisa para as áreas de suporte, como a TI.
Esse alinhamento é essencial para que os acessos sejam provisionados corretamente, evitando atrasos ou permissões inadequadas.
O gestor de RH atua como um facilitador na criação de fluxos integrados e automatizados entre os departamentos envolvidos no onboarding.
Ao liderar a implementação de processos padronizados, ajuda a garantir que cada colaborador receba os acessos necessários às ferramentas digitais sem comprometer a segurança da informação. Essa liderança também é importante para estabelecer políticas de compliance e boas práticas que preservem tanto a eficiência operacional quanto a conformidade com legislações, como a LGPD.
4 passos para gerenciar o acesso a ferramentas digitais no onboarding de colaboradores
Para garantir que o gerenciamento de acessos durante o onboarding de colaboradores seja seguro, eficiente e livre de falhas, é essencial seguir um processo estruturado.
A seguir, os passos fundamentais para alcançar esse objetivo:
Passo 1: Identificação das ferramentas essenciais para cada função
O primeiro passo é mapear as ferramentas e sistemas que cada novo colaborador precisará utilizar, de acordo com sua função e responsabilidades. Essa análise detalhada evita concessões excessivas ou insuficientes, promovendo tanto a segurança quanto a produtividade.
É necessário contar com descrições de cargos bem definidas ajuda a alinhar as necessidades de acesso às atividades diárias.
Passo 2: Implementação de políticas de controle de acesso
Definir políticas claras de controle de acesso é essencial para evitar riscos de segurança e manter a conformidade regulatória.
Essas políticas devem estabelecer critérios para a adesão, revisão e revogação de permissões, garantindo que cada colaborador tenha apenas o nível de acesso necessário para desempenhar suas tarefas.
Passo 3: Utilização de Single Sign-On (SSO) para facilitar o acesso
Implementar soluções de Single Sign-On (SSO) simplifica a experiência do usuário, permitindo que ele acesse várias ferramentas com uma única autenticação.
Além de melhorar a usabilidade, o SSO aumenta a segurança, reduzindo a necessidade de gerenciar diversas senhas e minimizando o risco de credenciais fracas ou reutilizadas.
Passo 4: Automatização do provisionamento e desprovisionamento de usuários
Automatizar o provisionamento de contas e permissões acelera o processo de onboarding, eliminando erros manuais e garantindo que os acessos sejam concedidos de maneira eficiente.
Da mesma forma, a automação da remoção ao fim do vínculo do colaborador é essencial para prevenir acessos indevidos.
Passo 5: Treinamento inicial no uso das ferramentas
Para maximizar a produtividade e evitar problemas, os novos colaboradores devem receber treinamento no uso das ferramentas digitais. Essa etapa garante que eles compreendam como acessar e operar os sistemas, reduzindo erros operacionais e reforçando boas práticas de segurança.
Seguir esses passos ajuda a estruturar o gerenciamento de acessos como parte estratégica do onboarding, promovendo uma integração mais fluida, segura e alinhada aos objetivos da empresa.
Como a Conecta Suite pode ajudar a otimizar o gerenciamento de acessos no onboarding de colaboradores?
A Conecta Suite é uma plataforma que oferece soluções para otimizar o controle de acessos durante o onboarding de colaboradores, tornando esse processo mais seguro, eficiente e alinhado às necessidades de cada organização.
Com funcionalidades inteligentes, a plataforma facilita o trabalho das equipes de RH e TI, ao mesmo tempo em que proporciona uma experiência mais integrada para os novos profissionais.
Algumas das experiências são:
- Regras de acesso personalizadas;
- Limitação por dispositivos;
- Integração com aplicativos de ponto;
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