As horas extras são o tempo de trabalho fora do período pré-estabelecido em contrato, que é limitado a duas horas a mais por dia. Mas, você sabe como acompanhar o pagamento de horas extras e como reduzir evitar esse tipo de gasto na sua empresa?
Pagar horas extras, na maioria das vezes, faz uma grande diferença na folha de pagamento. Além das horas a mais a serem pagas, existem outros impostos e encargos trabalhistas, que por consequência elevam os valores finais.
Por mais que exista a possibilidade de precisar dos colaboradores além do período de trabalho, é necessário medir se a empresa lucra ou perde com isso.
Por isso, no artigo de hoje, você vai aprender como reduzir o pagamento de horas extras e aumentar a produtividade da sua equipe e empresa!
Quando as horas extras são indispensáveis?
Normalmente, é preciso das horas extras quando a empresa passa por mudanças ou quando a demanda do cliente é maior.
Por isso, se a demanda de trabalho constantemente requer horas extras, pode ser útil pensar em contratar mais colaboradores ou remanejar a forma como o trabalho é executado.
Planejar e organizar, na maior parte das vezes, é suficiente para uma redução de horas extras trabalhadas.
Hora extra melhora a produtividade?
Pagar horas extras não está diretamente ligado à produtividade; pelo contrário, normalmente significa que a quantidade de trabalho está maior.
Um dos principais motivos é o funcionário cansado, que tende a ter uma produção reduzida, acarretando em tempo extra para finalizar as tarefas, criando praticamente uma bola de neve, repetindo o ciclo e ficando cada vez menos produtivo.
Por consequência, a qualidade do serviço cai devido à perda de foco e concentração no trabalho. Essa desmotivação pode até desenvolver problemas de saúde, aumentando ainda mais os gastos para a organização.
💡 Leia também: 10 Dicas de como evitar processos trabalhistas para a sua empresa
Como reduzir o pagamento de horas extras
Diversas ações devem ser aplicadas para evitar o pagamento de horas extras. A organização deve começar com um controle de ponto que seja adequado para a empresa e funcionários.
O uso de ponto digital é importante para medir corretamente a quantidade de colaboradores necessários para finalizar as demandas propostas pela empresa, e será possível encontrar mais informações no decorrer do artigo.
É comum descobrir que horas extras em excesso são reflexo da falta de mão de obra na organização.
Métricas para acompanhar e reduzir gastos com horas extras
Para calcular o desempenho dos funcionários, quantas horas extras são necessárias e para identificar quais pontos podem e devem ser ajustados, deve-se estar atento a algumas métricas.
Algumas das mais usadas e mais importantes métricas para o RH garantir a saúde da empresa são:
Eficácia e atuação
Monitorar a performance dos funcionários é fundamental para garantir a eficiência e produtividade da equipe.
Além disso, é importante analisar se as horas extras realizadas estão trazendo resultados positivos para as entregas da equipe. Horas adicionais de trabalho devem se refletir em um desempenho melhor e na conclusão eficiente das tarefas.
Se, ao avaliar esses aspectos, as respostas forem negativas, é um indicativo de que algo não está funcionando como deveria. Isso pode significar que as horas extras não estão sendo bem aproveitadas ou que há problemas na gestão do tempo e das tarefas.
Horas trabalhadas x horas extras
É comum que, sem um controle rigoroso do ponto, os colaboradores encontrem brechas ou aproveitem a falta de fiscalização para registrar horas extras que não são produtivas.
O monitoramento eficiente é importante, pois ajuda a garantir que as horas extras sejam efetivamente trabalhadas e produtivas, evitando desperdício de recursos e garantindo que o trabalho extra resulte em benefícios para a empresa.
Além disso, o controle adequado das horas extras é uma boa maneira de evitar a sobrecarga dos colaboradores. Quando a equipe não se sente sobrecarregada, a saúde e o bem-estar dos funcionários são mantidos, refletindo-se em maior motivação e melhor desempenho.
Prevenir a sobrecarga também é uma estratégia importante para reduzir os custos desnecessários com pagamentos de horas extras. Gastos adicionais podem ser evitados ao garantir que as horas adicionais sejam realmente necessárias e bem aproveitadas.
💡Veja mais: 7 dicas para uma boa gestão de turnos de trabalho
Holerite
A folha de pagamento permite identificar despesas extras, fornecendo uma visão clara dos custos adicionais.
Com esses dados, é possível elaborar estratégias para reduzir esses custos, otimizando a gestão financeira da empresa e melhorando a eficiência dos recursos.
Como diminuir os custos provocados pelas horas extras
- Uso do banco de horas
- Reconsidere atividades
- Use controle de ponto
Uso do banco de horas
Uma medida simples e muito utilizada, que proporciona bons resultados e reduz os custos de forma eficiente, é a compensação de horas extras com folgas.
Dessa forma, as horas adicionais trabalhadas pelo colaborador não são remuneradas financeiramente, mas sim em dias de folga. Isso permite que o funcionário desfrute de períodos de descanso compensatórios.
Ao adotar essa prática, a empresa entende que os colaboradores têm a oportunidade de descansar, o que pode melhorar seu bem-estar e produtividade. A compensação com folgas pode ajudar a evitar o desgaste excessivo dos funcionários.
Além disso, essa abordagem contribui para a redução de gastos, pois elimina a necessidade de pagamentos adicionais pelas horas extras. A empresa consegue manter o controle financeiro mais rigoroso e eficiente.
Mas lembre-se, nem todas as horas extras podem ser pagas com banco de horas, está bem? Pois são coisas diferentes. Mantenham o equilíbrio entre os dois.
💡 Veja mais: Como reduzir horas extras na empresa: 11 dicas para evitar processos trabalhistas
Reconsidere atividades
As horas extras geralmente estão ligadas ao acúmulo de atividades atribuídas a um colaborador. Por isso, redistribuir as tarefas é um bom ponto de partida para reduzir o excesso de horas trabalhadas.
Outra medida importante é reavaliar as atividades, determinando se elas são realmente prioritárias e se precisam ser realizadas por aquele funcionário específico. Essa análise pode ajudar a diminuir a sensação de sobrecarga entre os colaboradores.
Ao fazer essas mudanças, não apenas se alivia a pressão sobre os funcionários, mas também se abre espaço para o desenvolvimento de novas habilidades dentro da equipe. Isso pode melhorar a eficiência e a satisfação no trabalho.
Portanto, reavaliar e distribuir as tarefas são estratégias eficazes para gerir melhor o tempo e as habilidades dos colaboradores, contribuindo para um ambiente de trabalho mais equilibrado e produtivo.
Use controle de ponto
O controle de ponto é a melhor solução para gerenciar as horas extras dos colaboradores. Implementar um sistema eficaz pode trazer diversos benefícios para a organização.
Com um sistema de controle de ponto, como o da Conecta Suite, sua empresa pode visualizar a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real e de um único lugar. Isso permite um monitoramento mais preciso e eficiente.
Essa visibilidade centralizada ajuda a garantir que as horas extras sejam adequadamente registradas e controladas, promovendo uma gestão mais eficiente do tempo de trabalho e evitando pagamentos excessivos.
Tornando possível ter dados da jornada de trabalho de cada um, e para ser efetivo e melhorar o controle de horas trabalhadas, a tecnologia deve ser de ponta, como um controle digital de ponto, por exemplo.
O ponto digital permite monitorar as horas trabalhadas e fechar a folha de ponto em poucos passos, proporcionando agilidade e eficiência no controle das horas extras feitas pelo time e no pagamento dessas horas, e alguns que são parceiros da Conecta Suite são a Senior e PontoMais.
A integração com esses sistemas permitem o controle de acesso, criando regras como por exemplo restringir o horário de acesso de usuários através de turnos e diversas definições em locais como:
- E-mail;
- Drive;
- Documentos.
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Automatizar processos e utilizar ferramentas tecnológicas possibilita identificar e corrigir gargalos na operação da sua empresa.
A tecnologia pode facilitar a comunicação em tempo real, principalmente para empresas com filiais em diferentes locais. Isso elimina o uso de papel e permite que os gestores intervenham imediatamente quando necessário, evitando custos indesejados.
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