A gestão de tempo e produtividade são essenciais para um dia de trabalho com todas as metas necessárias cumpridas e dentro dos prazos mantendo o bem-estar da equipe.
Eficiência nas tarefas e foco nos resultados são resultado de uma boa organização de tempo, produtividade e valorização da saúde mental no trabalho.
A garantia da qualidade nas entregas é uma consequência direta desses esforços, muitas vezes potencializado pelo uso de ferramentas inovadoras, como as oferecidas pelas plataformas do Google.
Por isso, separamos 7 dicas de como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho! A jornada para uma rotina mais eficiente começa agora – confira a seguir!
Como a gestão do tempo ajuda na produtividade
A gestão de tempo não se trata de contar no relógio os minutos de uma demanda, mas de encontrar formas de elevar a produtividade através de estratégias mais efetivas. Por isso, a habilidade de planejar as tarefas com base nas necessidades precisa ter a gestão de tempo e produtividade como aliadas.
A gestão do tempo e produtividade priorizam as tarefas mais importantes, considerando sempre:
- Prazo de entrega;
- Horas de demanda;
- Quantos colaboradores estão envolvidos.
Criar esquemas de treinamento pelas lideranças capacita a equipe, além de oferecer autonomia no trabalho, melhorando também a eficiência dos resultados de forma geral.
O que evitar para ter melhor gestão do tempo
Para melhorar a gestão do tempo e produtividade, é importante evitar certos comportamentos e práticas que podem reduzir a eficiência, como, por exemplo:
- Notificações;
- Desorganização;
- Falta de prazos.
Notificações
Para conseguir evoluir a gestão de tempo e a produtividade é importante evitar notificações desnecessárias, como as das redes sociais que podem ser de atividades em horários específicos. Além disso, manter-se distante de e-mails que não são importantes no momento são algumas medidas que podem ser adotadas.
Desorganização
A organização do ambiente de trabalho deve atender às necessidades do colaborador. Portanto, mantenha a mesa limpa e arrumada de maneira funcional, com tudo o que é necessário para os momentos de concentração.
Falta de prazos
A melhor forma de organizar os prazos, reuniões e tudo que demanda a gestão de tempo e produtividade, é ter uma agenda e estabelecer datas para as entregas. Do contrário, pode ser mais fácil procrastinar.
A Agenda Google, por exemplo, é uma ferramenta de gestão do Google que ajuda a organizar tarefas, além de mostrar o prazo para entregas.
7 dicas de como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho
Melhorar a gestão de tempo e produtividade dos colaboradores é uma das medidas que costumam ajudar na execução de determinadas tarefas em menos tempo.
Isso demanda um gerenciamento organizado e eficiente, com a intenção de manter a organização, ter foco e aumentar a disciplina. E as 7 principais dicas para melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho são:
- Planeje o seu dia
- Priorize tarefas
- Reduza as distrações
- Defina metas e prazos
- Faça pausas
- Delegue o que puder
- Use ferramentas a seu favor
Planeje o seu dia
Programar funções mais leves para momentos mais lentos e reservar as mais elaboradas para o auge da produtividade é uma das formas de planejar o dia.
Por isso, antecipar a gestão de tempo permite ter conhecimento sobre como está a agenda, definindo quais serão as diligências do dia em questão.
Priorize tarefas
Priorizar é essencial, pois de todas as tarefas diárias, algumas possuem um nível de importância ou urgência maior.
Para isso, listar todas as tarefas com base na ordem de prioridade permite que as mais urgentes sejam concluídas primeiro, deixando as de menor importância para depois das tarefas urgentes.
Categorizar demandas com títulos evidentes pode ser uma forma de facilitar a organização, e alguns deles podem ser:
- Importantes e Urgentes;
- Urgente, mas não importante;
- Importante, mas não urgente;
- Não urgente, não importante.
Criar essas listas ou categorizá-las permite uma visão mais ampla do nível de importância e urgência, facilitando o ajuste de prioridades na agenda.
Reduza as distrações
Uma das principais distrações que enfrentamos atualmente é o uso do celular e das redes sociais durante o dia. Por isso, afastar-se do telefone ao realizar tarefas mais urgentes é uma ótima opção.
Considerar também a ativação de extensões de navegador pode evitar o acesso a determinados sites, driblando a perda de tempo com coisas não necessárias e otimizando ainda mais o tempo e a produtividade.
Defina metas e prazos
Planejar pequenas metas ao longo do dia, como responder e-mails, prospectar leads, ou até mesmo elaborar um contrato.
Esses pequenos passos, podem ajudar a concluir tudo o que é necessário durante o dia, além de ser um ótimo jeito de medir a evolução da gestão do tempo e produtividade.
Faça pausas
É essencial realizar algumas pausas depois de horas trabalhando. Planejar pausas curtas durante o trabalho possibilita recarregar um pouco da energia, limpar a mente e se preparar para a próxima tarefa. Aí sim, durante a pausa, o celular pode ser usado.
Delegue o que puder
Dividir as tarefas necessárias modera o tempo, permitindo que a concentração seja focada apenas nas atividades que precisam de atenção no momento. Em casos de equipes, essa prática também contribui para a melhoria da vida profissional.
Ao separar as tarefas diárias, é possível atribuir algumas aos colaboradores com base em suas habilidades, interesses ou conhecimento.
Defina e explique a tarefa da maneira mais detalhada possível, garantindo sua execução com o nível de qualidade e entrega desejado.
Use ferramentas a seu favor
Ferramentas tecnológicas são perfeitas para usar e otimizar a produtividade, pois normalmente possuem funções que se integram com outras ferramentas, possibilitando não só a gestão de tempo, mas também a gestão de usuários corporativos.
Existem diversas ferramentas capazes de oferecer o suporte necessário. Algumas delas são:
- Trello;
- Técnica Pomodoro;
- Conecta Suite.
Trello
Plataforma que permite a gestão de qualquer projeto e auditoria de tarefas. Com ele é possível adicionar arquivos, cards e listas.
A automação também é permitida através da personalização para atender a todas as necessidades da equipe, promovendo um dia mais produtivo.
Técnica Pomodoro
Desenvolvida por volta do final da década de 1980, o italiano Francesco Cirillo buscava uma forma de ser mais produtivo nos primeiros anos da faculdade, e para isso usava o timer da cozinha como seu maior aliado, vindo daí o nome Pomodoro.
A técnica está fundamentada na base de dividirmos o fluxo de trabalho em pequenas partes com concentração acentuada para melhorar a produtividade e estimular o foco.
Algumas formas de colocar a técnica pomodoro em prática são:
- Caneta, lápis e borracha;
- Lista de tarefas;
- Cronômetro para realizar a contagem regressiva.
O primeiro passo é fazer a lista de tarefas que devem ser feitas no dia, e após a lista pronta, blocos de 25 (pomodoros) minutos devem ser feitos, trabalhando sem pausas durante esse momento.
Após esses minutos, uma pausa de até 10 minutos pode ser feita, com permissão para redes sociais, telefones e afins.
Terminado esse tempo de descanso, o cronômetro deve voltar a contar 25 minutos e as tarefas devem continuar.
Conecta Suite
Com suporte técnico que garante integração segura, econômica e eficiente entre as ferramentas de gestão do Google, a Conecta Suite é uma plataforma de gestão de usuários corporativos que promete otimizar a administração do Google Workspace.
A ferramenta possui diferentes planos, e entre eles, há o Plano Security, que faz o controle de acesso dos usuários para que trabalhem apenas no horário determinado.
Dessa forma, é possível evitar horas extras e incentivar o time a melhorar a gestão do tempo e produtividade.
Além de se adaptar às necessidades de cada empresa, com a Conecta Suite é possível desfrutar de:
- Aplicação de assinaturas de e-mail e mensagem de férias em massa;
- Controle de acesso ao ambiente digital da empresa por horário estabelecido;
- Checklist de boas práticas para o painel do administrador do Google Workspace;
- Diagnóstico com melhorias do painel de gestão de usuários corporativos;
- Registro seguro e preciso dos logins;
- Grupos personalizados com regras de acesso;
- Inventário digital de logins e acessos do e-mail corporativo;
- E muito mais!
Experimente o trial por 14 dias e veja como a Conecta Suite pode te ajudar na gestão do tempo e produtividade no trabalho!
