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Como reduzir horas extras na empresa: 11 dicas para evitar processos trabalhistas

Como reduzir horas extras é uma pergunta muito frequente, afinal, as horas extras são um vício. Antes que você perceba, está dando uma olhadinha no e-mail aqui, enviando uma mensagem no Chat ali. Às vezes, quando menos espera, está trabalhando aos finais de semana ou até de madrugada.

O hábito que alguns colaboradores têm de fazer muitas horas extras pode acabar em processos trabalhistas para sua empresa. Além de desencadear consequências mais graves como crises de burnout.

Segundo um estudo da OMS (Organização Mundial de Saúde) junto com a OIT (Organização Internacional do Trabalho), profissionais que passam de 55 horas semanais de trabalho têm mais chances de ter algum problema cardíaco, ou até mesmo AVC.

Essa pesquisa mostra como trabalhar demais pode fazer mal tanto para a empresa quanto para os funcionários, prejudicando sua saúde física e mental. 

Por isso, é importante que a empresa tome medidas para diminuir as horas extras e organizar horários de trabalho mais equilibrados, evitando sobrecarregar os trabalhadores.

funcionário cansado por fazer hora extra no trabalho

Mas, como evitar que os colaboradores da sua empresa façam horas extras desnecessárias? Igualmente, será que é possível adotar algum tipo de controle de acesso para pessoas que trabalham de forma remota?

Sem dúvida, a resposta é SIM. Então se você quer saber como reduzir horas extras, continue a leitura para entender a definição de hora extra e confira 11 passos simples para evitar trabalho fora do horário e reduzir as horas extras na empresa.

O que é hora extra?

As horas extras correspondem, como o próprio nome já diz, ao período trabalhado além da jornada normal de trabalho. O Código de Leis do Trabalho (CLT) define uma jornada normal de trabalho como respeitando 8 horas diárias ou 44 horas semanais, além de exceções como escalas de plantão 12×36 e 24×72. As horas trabalhadas para além disso, serão consideradas horas extras.

A prática de horas extras são divididas em duas categorias: diurnas e noturnas, tendo cada uma delas um percentual diferente de pagamento. No período diurno, por exemplo, o trabalhador deve receber o valor da sua hora de trabalho mais 50% de acréscimo.

Já no período noturno, período correspondido das 22h às 5h, além do acréscimo de 50% em cima do valor da sua hora, o trabalhador também receberá o que chamamos de “adicional noturno”, que é uma taxa de 20% sobre esse valor.

Para formas de trabalho entre Pessoas Jurídicas, no entanto, não existem definições para horas extras trabalhadas, já que, geralmente, o trabalho é feito por projetos ou demandas pré-definidas.

Qual o limite de horas extras?

Segundo as normas estabelecidas, em uma jornada diária de 8 horas, por exemplo, apenas 2 horas extras podem ser acrescidas, totalizando 10 horas de trabalho. Da mesma forma, em uma jornada de 6 horas, somente 2 horas extras podem ser adicionadas, totalizando 8 horas.

Essa regra limite de horas extras, conhecida como a “regra geral”, visa garantir um equilíbrio entre a produtividade e o bem-estar dos trabalhadores. No entanto, é importante notar que existem exceções a essa regra que podem permitir um aumento no limite de horas extras de acordo com o artigo trabalhista. 

Por exemplo, os funcionários têm permissão para exceder as duas horas extras diárias, desde que seja necessário concluir tarefas urgentes ou atividades cuja não realização resulte em prejuízos financeiros para a empresa.

Para garantir que esse acúmulo de horas seja realizado dentro das normas legais, o empregador deve comunicar formalmente essa situação ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

É crucial observar esses procedimentos, pois o não cumprimento pode expor a empresa a potenciais ações trabalhistas.

💡 Confira também: Como colocar mensagem automática de férias no Google Agenda e Gmail

Qual diferença entre hora extra e banco de hora?

Horas extras e banco de horas são diferentes, embora estejam ligados. Uma hora extra acontece quando alguém trabalha além do horário normal, enquanto o banco de horas é uma forma de compensar essas horas extras.

Segundo a lei, qualquer colaborador que trabalhe além do horário estabelecido em seu contrato deve receber uma recompensa da empresa por isso. Essa recompensa pode ser em dinheiro ou através do banco de horas.

No banco de horas, a empresa registra as horas extras trabalhadas pelo funcionário. Quando ele precisar de folga, pode usar essas horas acumuladas sem perder pagamento.

Os incisos 2 e 5 do art. 59 da lei destacam que é possível compensar as horas extras por meio do banco de horas, desde que seja acordado conforme as regras estabelecidas, necessidades e políticas específicas de cada empresa, bem como das disposições legais em vigor.

Quais as consequências do excesso de horas extras?

Se a empresa não monitorar adequadamente a jornada de trabalho dos colaboradores e o tempo de trabalho exceder o limite de duas horas extras por dia, há um grande risco de a empresa ser penalizada com multas por excesso de horas extras.

Para prevenir essa situação, é fundamental estabelecer um acordo individual por escrito ou um contrato coletivo que permita o acréscimo máximo de duas horas extras na jornada de trabalho, conforme estipulado no artigo 59 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Caso a regulamentação não seja seguida pela empresa, o valor da multa por não pagamento de horas extras pode ser de R$500,00 por cada trabalhador irregular, aproximadamente.

Apesar das vantagens monetárias, ou necessidade de terminar alguma tarefa com um prazo curto, é importante ressaltar as consequências que a realização de muitas horas extras podem trazem tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Para o colaborador

De acordo com o levantamento da Semrush, as buscas pelo termo “burnout” na internet aumentaram 122% durante a pandemia. O home office trouxe com ele a dificuldade de separar o horário de trabalho e o de descanso. 

Além disso, a falta de organização no trabalho remoto levou a horas extras indesejadas, assim como o contexto do isolamento contribuiu para o cansaço das pessoas. Esse combo levou os colaboradores à exaustão, interferindo no bem-estar deles e na qualidade do trabalho executado.

Foi-se o tempo em que nenhuma empresa se importava com a satisfação da equipe, desde que entregasse os resultados. Hoje em dia, as corporações são cada vez mais cobradas nesse sentido, por uma questão de responsabilidade social, o que afeta até mesmo a imagem da marca.

Outro ponto, é que colaboradores satisfeitos também são mais produtivos, e quem faz a empresa crescer são os próprios. Logo, um funcionário infeliz também afeta o desempenho no dia a dia. Ou seja, não há vantagem alguma nisso.

Por isso, é muito importante que as horas extras sejam feitas apenas se necessário e com autorização do gestor. O que ocorre frequentemente é que o ganho financeiro não compensa o dano à saúde mental, principalmente quando acontece em excesso, além de afetar a produtividade da equipe.

Para a empresa

Há dias em que horas extras de trabalho acabam não rendendo tanto. Às vezes, o colaborador procrastina as tarefas durante boa parte do dia e resolve correr atrás do prejuízo na jornada extra, o que também não é uma boa ideia. 

Neste caso, há um grande problema para a empresa, que precisa dispor de recursos para pagar essas horas. Imagina se todos os funcionários resolvem fazer isso? A empresa tem pouco retorno e o prejuízo acaba sendo enorme.

Além disso, se a empresa não realizar corretamente o controle dessas horas extras, pode acabar sendo alvo de processos trabalhistas. 

O que acontece se a empresa não pagar hora extra?

É de extrema importância monitorar de perto a jornada de trabalho dos colaboradores e garantir o pagamento adequado da equipe para evitar problemas futuros. 

No entanto, caso ocorra falhas nesses aspectos, seja devido a um sistema de controle de ponto ineficiente ou a erros nos cálculos de pagamento, a empresa se expõe a possíveis processos trabalhistas e multas.

Se o empregador se negar a remunerar as horas extras, é responsabilidade do colaborador buscar seus direitos na justiça, apresentando evidências que sustentem sua reivindicação perante o tribunal.

11 dicas de como reduzir horas extras

Entendemos, portanto, que gerenciar o tempo de forma eficiente é necessário para manter o equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional dos colaboradores, além de ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade da equipe.

Uma das melhores estratégias para evitar litígios judiciais é adotar um sistema de controle de ponto eficiente, que permita o acompanhamento preciso da jornada da equipe e minimize a sobrecarga de trabalho, promovendo a segurança mútua entre empregador e empregado.

Abaixo, veja 11 dicas de como reduzir as horas extras e fazer esse gerenciamento de forma eficiente:

1. Identifique e elimine reajustes 

As horas extras podem surgir devido a tarefas mal realizadas, resultando em qualidade abaixo do esperado. Portanto, é crucial para a empresa detectar quaisquer falhas e retrabalhos rotineiros para evitá-los, reduzindo assim a necessidade de horas extras.

2. Implemente automação e tecnologia

Trabalhos manuais em excesso, sem o auxílio da tecnologia, podem resultar em mais horas extras e sobrecarga de trabalho. 

No entanto, empresas que adotam tecnologias e automações agilizam muitas tarefas, reduzindo erros e evitando a necessidade frequente de horas extras.

Com a automação que simplifica muitos procedimentos burocráticos, os processos se tornam mais ágeis e as decisões mais assertivas, resultando em menos retrabalho ou erros persistentes nos processos, o que frequentemente leva a uma redução nas horas extras.

3. Caso necessário, aumente o quadro de funcionários

Em muitas ocasiões, para entender como diminuir as horas extras, é necessário analisar se a empresa possui poucos funcionários em relação ao volume de demandas diárias. 

Se essa situação for identificada, é importante considerar a contratação de novos profissionais para evitar sobrecargas e a necessidade excessiva de horas extras.

4. Não estimule a cultura da hora extra

Você já reparou que quando uma pessoa faz hora extra, desnecessariamente a outra também faz? Desestimule essa prática na sua empresa incentivando os colaboradores a encerrarem os trabalhos na hora certa.

5. Estabeleça uma quantidade-limite de horas extras por dia

Como dito anteriormente, a CLT permite fazer no máximo 2 horas extras por dia. Por isso vale reforçar esse limite junto à sua equipe e até aplicar advertências para quem descumprir a regra.

6. Promova atividades “extra-escritório”

Nem só de trabalho vive o ser humano. Ao desestimular as horas extras desnecessárias você também incentiva que as pessoas tenham “vida fora do escritório”. Happy hours virtuais, ioga, meditação… Vale de tudo para tentar desconectar as pessoas do trabalho.

7. Faça um planejamento adequado

Quem ocupa um cargo de gestão, como um gestor de TI, por exemplo, precisa planejar as tarefas e projetos com antecedência, assim como estabelecer prazos de entrega realistas.

Definindo isso, priorize as atividades mais importantes a serem realizadas.

Distribuir tarefas de forma adequada evita que as equipes fiquem sobrecarregadas, garantindo que o colaborador assuma responsabilidades conforme a função e horário de trabalho, reduzindo a necessidade de horas extras.

8. Utilize ferramentas de gerenciamento de tempo

Utilize ferramentas de gerenciamento de tempo e de projetos para acompanhar o progresso do que está sendo feito. Automatize também, sempre que possível, tarefas repetitivas, e aumente a produtividade da equipe.

A adoção do controle de ponto pode ser altamente benéfica para empresas que buscam maneiras de reduzir horas extras. 

Ao implementar um sistema REP-P, por exemplo, a empresa obtém uma visão abrangente e em tempo real da jornada de trabalho dos colaboradores.

Isso possibilita a identificação imediata de excessos de horas extras, faltas, atrasos e outros fatores que possam prejudicar a produtividade e a qualidade do trabalho. 

Além disso, a empresa pode gerar relatórios detalhados que facilitam a tomada de decisões e permitem ações rápidas para evitar horas extras desnecessárias.

9. Faça avaliações regulares

Realize avaliações regulares e dê feedbacks para identificar possíveis problemas antes que se tornem crises. Esteja também aberto a ajustes de processos que forem necessários.

10. Use ferramentas de controle de horário e local vinculados ao Google Workspace ou Microsoft 365

Com a tecnologia SSO (Single Sign-On), é possível controlar o acesso por horário e local de quem está usando o Google Workspace, incluindo o Gmail, Chat e Drive.

Por meio de regras criadas por grupos personalizados de IP ou DNS é possível definir permissões de utilização dessas ferramentas.

Assim, os colaboradores só poderão acessar o ambiente digital da empresa e seus arquivos durante o período autorizado para o trabalho.

11. Controle os acessos remotos pelo celular

De acordo com o estudo Global Mobile Consumer Survey, mais de 60% dos brasileiros utilizam smartphones para fins profissionais fora do expediente com “alguma” ou “muita frequência”.

Por meio de ferramentas de controle de acesso, é possível regular o acesso dos colaboradores ao ambiente digital da empresa, que pode ser Google Workspace ou Microsoft 365, por exemplo.

Qual a melhor ferramenta para reduzir horas extras

Com a Conecta Suite, é possível criar regras de horário e local para que colaboradores acessem e-mails e outros aplicativos do Google Workspace e Microsoft 365 apenas no horário do expediente, tanto no desktop quanto no celular.


E com a integração ao seu sistema de ponto online, você libera o acesso dos colaboradores ao ambiente de trabalho apenas após o registro de ponto, e ocorre o logout automaticamente após o ponto de saída, ou de acordo com o horário pré-determinado.

Ferramenta para reduzir horas extras

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