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9 ferramentas do Gmail que vão otimizar seu tempo

gestora com ferramentas do gmail

Que o Gmail é uma das principais opções de e-mail do Brasil e do mundo você já sabe, né? Porém, mesmo sendo muito utilizado, poucas pessoas sabem que existem diversas ferramentas e funções do Gmail para elevar o seu uso!

Isso mesmo, você pode contar com as ferramentas do Gmail para maior funcionalidade das tarefas diárias, principalmente no trabalho. É possível organizar caixa de entrada, notificações e até mesmo alterar listas de e-mail.

Por isso, no artigo de hoje, separamos as 9 ferramentas do Gmail que vão otimizar seu tempo!

Quais são as principais ferramentas do Gmail?

  1. Resposta automática de férias
  2. Organizar a caixa de entrada
  3. Incorporação de assinatura de e-mail
  4. Programar mensagens
  5. Estrela nas mensagens
  6. Marcador de mensagens 
  7. Cancele e-mails
  8. Crie atalhos personalizados
  9. E-mail em modo confidencial

Resposta automática de férias

Programar mensagem automática de férias é uma ótima forma de comunicar sua ausência a todas as pessoas que enviarem e-mail durante o período definido de férias, sem a necessidade de avisar a cada um dos seus contatos previamente!

E é muito fácil, basta selecionar o tempo de ausência, escrever um breve comunicado explicando a ausência e que entrará em contato assim que as férias acabarem.

No caso de empresas, em que pode acontecer de repassar funções no período de férias, essa informação pode ser notificada no comunicado.

Basta explicar que durante a sua ausência, tal colaborador lhe cobrirá e atenderá diretamente determinadas demandas. 

Uma boa dica é deixar o endereço e o contato do colaborador na mensagem, assim o cliente se sentirá confortável enquanto você estiver ausente.

Organizar a caixa de entrada

Uma das ferramentas do Gmail excelentes para aqueles que amam uma tela organizada, é a possibilidade de organização da caixa de entrada. 

Com essa função do Gmail, você pode personalizar a caixa de entrada sempre que quiser:

  • Como as mensagens são exibidas e organizadas;
  • Qual a prioridade em e-mails não lidos;
  • Mensagens sinalizadas com estrelas ou até mesmo marcadores;
  • E muito mais!

Dessa forma, por exemplo, é possível controlar quais foram os e-mails já lidos e quais precisam ser atendidos ao longo do dia, criando diversas caixas de entrada referentes ao assunto de cada e-mail.

Incorporação de assinatura de e-mail

Para tornar a sua conta do Gmail mais profissional, é possível aderir a assinaturas no final de todas as mensagens.

Sendo uma excelente forma de se apresentar, nessa mensagem de assinatura pode conter seu nome, profissão, cargo e local de trabalho ou atendimento, por exemplo. 

Nos e-mails corporativos, é possível incluir imagens de rodapé com logo da empresa, contato da organização, seu setor e o endereço. Você pode criar uma assinatura de e-mail profissional por meio de um gerador de assinatura de e-mail.

Programar mensagens

Programar mensagens é uma das funções das ferramentas do Gmail que dá a vantagem de escrever e-mails que precisam ser enviados posteriormente, permitindo o agendamento para encaminhar aos destinatários.

Essa ferramenta do Gmail costuma ter muita utilidade para não esquecer de ações importantes e se organizar previamente para o mês todo ou, até mesmo, o semestre. 

Com essa função você não corre o risco de esquecer aquela mensagem em datas importantes como aniversários de clientes, colegas de trabalho, familiares e muito mais, além de datas comemorativas, como páscoa, natal e reveillon.

O melhor de tudo é ter liberdade para escolher data e horário de envio, mas é importante destacar que o envio sempre é programado no fuso horário de Brasília, por isso, caso o e-mail seja enviado de outro país, esse detalhe é importante.

Estrela nas mensagens

Marcar mensagens com estrelas tem como foco principal torná-las prioridade entre os outros e-mails da caixa de entrada.

Assim, sempre que precisar ver a mensagem, não precisará pesquisar por ela. Para encontrá-la, basta acessar a categoria “Com estrela” que fica no menu do lado esquerdo, exibido conforme data ou hora que cada uma foi recebida.

Essa função das ferramentas do Gmail é muito boa, pois ao marcar vários e-mails de um mesmo remetente, o próprio Gmail impede que a mensagem seja identificada como spam por algum motivo.

Marcador de mensagens

Com 3 funções principais, a primeira função é sinalizar ao Gmail quais mensagens são importantes e precisam de destaque para que possa ser acessada novamente com facilidade.

A segunda função dessa ferramenta do Gmail é automática, indicando que o e-mail recebido na caixa de entrada foi enviado por alguém que está sempre em contato com você, ou seja, é importante que seja sempre aberto e não fique esquecido entre outras mensagens.

A terceira é a criação de pastas para que sejam armazenadas as mensagens, servindo tanto para verificações posteriormente, quanto para organizar seus arquivos.

Algumas formas de organizar esses marcadores de mensagens do Gmail são:

  • Marcador de trabalhos e projetos;
  • Marcador para mensagens pessoais;
  • Mensagens para assuntos referente a estudos.

Cancele e-mails

Sempre que um e-mail é enviado, é possível identificar um aviso no canto inferior que mostra a opção “Desfazer”. Ao clicar, o envio é cancelado.

De forma padrão, a mensagem dura poucos segundos, fazendo com que não seja possível cancelar o envio após esse período.

Porém, é possível aumentar o tempo de cancelamento de envio para até 30 segundos. Para isso, faça os seguintes passos: 

  1. Clique em “Configurações”;
  2. Vá até “Geral”;
  3. Clique em “Cancelar envio”, onde é possível encontrar o tempo de período desejado;
  4. Finalize em “Salvar alterações” no final da página.

Crie atalhos personalizados

Que existem muitos atalhos dentro do Gmail não é novidade para muitos, não é mesmo? Mas dentro dessa ferramenta do Gmail você pode fazer com que certos acessos fiquem ainda mais úteis quando configurados de acordo com a sua necessidade.

Para ativar os atalhos é bem simples, basta ir até “Configurações avançadas”, ative os atalhos de teclado personalizados e em seguida clique em “Salvar alterações”.

Após carregado, volte ao menu de configurações onde será possível notar um item chamado “Atalhos do teclado”, do lado direito.

Clique nele e explore à vontade a lista de atalhos padrão, ou então personalize os toques de tela da maneira que desejar.

E-mail em modo confidencial

Recurso programado para autodestruir mensagens enviadas, sua principal função é impedir que conversas e dados empresariais sensíveis fiquem armazenados na caixa de entrada.

Esse modo confidencial também possibilita que sejam adicionadas senhas que são enviadas através de mensagens SMS, fazendo com que apenas quem for selecionado receba a senha de acesso para o conteúdo do e-mail.

Ideal para enviar arquivos importantes e conversas sigilosas, o destinatário de mensagens em modo confidencial fica impossibilitado de:

  • Baixar o conteúdo da mensagem;
  • Encaminhar, copiar ou imprimir a mensagem.

💡 Saiba mais: 6 ferramentas de tecnologia para otimizar a gestão de TI

Dica bônus sobre as ferramentas do Gmail: Conheça a Conecta Suite!

Com o propósito de conectar tecnologia e gestão para o Google Workspace, do qual o Gmail faz parte, a Conecta Suite é uma ferramenta que disponibiliza soluções para estimular a produtividade, fortalecendo a segurança empresarial e otimizando a gestão de usuários corporativos.

Possibilitando controle total de acesso a:

  • Assinaturas de e-mail;
  • Mensagens de férias em massa;
  • Controle de acesso ao Drive através de local e horário;
  • E muito mais!

Gostou de conhecer as funções e como utilizar as ferramentas do Gmail? Aproveite e saiba mais sobre como otimizar seu tempo através de uma gestão segura e simplificada com nosso Trial gratuito!

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