Você sabia que o Google Docs possui várias funcionalidades? Essas funções do Google Docs são nativas da ferramenta e ótimas para estudantes e profissionais que usam a plataforma para realizar atividades diárias.
No artigo a seguir, você vai conhecer 10 funções que podem tornar a sua experiência usando o Google docs melhor e mais produtiva!
Como usar o Google Docs?
Antes de conhecer as funcionalidades, é preciso saber como usar o Google Docs! Para isso, é necessário ter uma conta no Gmail. É através do Gmail onde se acessa todos os aplicativos do Google Workspace para criar, editar ou compartilhar arquivos.
Depois da inscrição, basta acessar o Google Apps (um símbolo quadrado com pontinhos do lado do ícone da sua conta), que fica localizado no canto superior direito da página do seu e-mail. Nele, você vai encontrar todas as ferramentas do Google, inclusive o Google Docs.
Quais as principais funções do Google Docs?
1. Ferramenta de correção gramatical
Quem trabalha desenvolvendo textos e artigos precisa ter atenção para evitar erros que prejudicam os documentos. Na maior parte dos softwares, é preciso reler o que foi escrito para localizar e corrigir possíveis erros de digitação e gramática.
Já no Google Docs, há um corretor de texto nativo que simplifica problemas e sugere correções, marcando erros com um sublinhado vermelho, mas é possível encontrar opções ainda melhores.
Como por exemplo, o plugin “Grammar and Spell Checker”, uma ferramenta que oferece suporte para o português e opções avançadas de correção.
Essa função permite fazer uma busca completa e mais detalhada no documento, vasculhando erros de digitação ou gramatical. E para ativá-la basta acessar o menu “Complementos” e buscar o nome da ferramenta na loja.
2. Digitação por voz
Pode parecer estranho, mas falar seus textos em vez de digitá-los pode ser útil para pessoas com algum tipo de deficiência, ou para profissionais ocupados.
Para usar a digitação por voz do Google Docs, acesse as ferramentas e clique na opção com o mesmo nome.
Quando ativada, um ícone de microfone aparece na tela; clique e comece a falar.
Durante a transcrição, o Docs mostra um ícone vermelho, e ao terminar, verifique possíveis erros, uma vez que o sistema pode não entender tudo perfeitamente.
3. Organize seu documento com o sumário
Um documento longo com gráficos e capítulos pode precisar de sumário para ajudar os leitores a se orientarem melhor, e com as funções do Google Docs isso é possível.
Com o sumário, tanto leitores quanto autores podem encontrar com rapidez partes específicas do texto. Inclusive, você pode adicionar links no sumário.
E como colocar sumário no Google Docs? É simples, basta:
- Clicar em “Inserir”;
- Selecionar “Sumário”.
A plataforma dará opções de organização por números, categorias ou páginas, é só escolher a que mais se adequa às suas necessidades e à estrutura do documento.
4. Ative o modo offline
O Google Docs é uma plataforma que é acessada através do navegador web do computador, porém isso não significa que ele necessite de conexão com a internet para funcionar com algumas limitações
Para ativar essa função no Google Docs, basta:
- Clicar em “Arquivo”;
- Selecionar “Tornar Disponível Offline”
Mas, infelizmente, essa função traz algumas limitações, como por exemplo, não salvar automaticamente na nuvem do Google.
Dessa forma, lembre-se do risco de perder o que está sendo digitado. Caso precise salvar o documento, busque conexão com a internet durante alguns instantes antes de fechar o docs.
5. Navegue rapidamente pelo texto adicionando favoritos
Além do sumário com links, os usuários também conseguem usar a opção de favoritos para marcar partes importantes do documento.
Essa função do Google Docs é muito útil para lembrar de partes que precisam de revisão, ou até continuar a partir de uma parte em específico.
Esse recurso cria links para as partes selecionadas com muita facilidade, e para isso é preciso:
- Selecionar a área desejada e clique em “Inserir”;
- Em seguida, clicar em “Favorito”.
Os trechos marcados como favoritos ficam destacados em azul, chamando mais atenção de quem está lendo.
6. Ative o modo de substituição rápida
Essa função foi criada para ajudar pessoas que precisam repetir a mesma frase diversas vezes em um texto ou artigo. Ela permite a substituição de atalhos, textos, elementos e caracteres ao longo do documento.
Além disso, você pode personalizar as substituições digitando o termo original e deixando o Google Docs fazer alterações, o que ajuda no aumento da produtividade.
Para ativar essa função é bem simples:
- Vá até “Ferramentas”;
- Selecione “Preferências”
- Clique em “Substituições”;
- Digite os termos nas caixas de texto;
- Clique em “OK” para confirmar.
7. Numere as páginas
Entre as maneiras de organizar um texto, a numeração é uma das mais úteis. É uma ótima opção para quem está escrevendo livros, trabalhando em documentos acadêmicos, ou até mesmo para organizar arquivos.
Para numerar páginas no Google Docs:
- Clique em “Inserir”;
- Vá até “Números de Página”
O sistema oferecerá alguns padrões disponíveis para escolha, como por exemplo, decidir se a numeração será na parte superior ou inferior da página.
8. Recurso para deslocamento de parágrafos
No Google Docs é possível organizar os textos em blocos para facilitar as edições. Para isso, basta copiar o trecho que deseja remover e use combinações como:
- Para Windows: “Shift” + “Alt”;
- Para MAC: “Shift” + “Control”.
Essa dica costuma ser muito útil para evitar perder informações ao usar os comandos de copiar e colar padrão.
9. Verificar o histórico de edições para recuperar versões anteriores
Com o histórico de edições é possível retornar à versões anteriores de um documento para recuperar partes que possam ter sido apagadas ou alteradas por engano.
Essa função do Google Docs também é útil para trabalhos em equipe, pois permite acompanhar quem está fazendo alterações, e ver quais alterações determinado usuário fez.
E para consultar o histórico é necessário:
- Clicar em “Arquivo”;
- No menu suspenso passe o mouse sobre a opção “Histórico de versões”;
- Selecione “Ver histórico de versões”.
Um painel aparecerá do lado direito da tela, exibindo todas as versões disponíveis.
10. Inserir imagens da internet
No Google Docs você pode adicionar imagens diretamente do navegador sem a necessidade de baixar para o computador ou celular. Basta copiar o link da imagem que quer usar e adicione no documento.
Funciona muito para a economia de espaço no seu computador ou drive e poupa tempo, uma vez que não precisa salvar e inserir de forma manual as fotos no arquivo.
E para colocar imagens no Google Docs siga o passo a passo:
- Posicione o cursor na posição que deseja inserir a imagem, e clique na opção “Inserir”;
- passe o mouse na opção “Imagens” e selecione “Por URL”;
- Na aba que abrir, cole a URL da imagem na caixa de texto, e confira a pré -visualização.
- Clique em “Inserir imagem” para que fique no documento.
Dica bônus: conheça a Conecta Suite
Agora que você já sabe mais sobre as funções do Google Docs, já imaginou melhorar a segurança digital da sua empresa através da restrição de acesso dos usuários ao e-mail, Drive e documentos?
Com a Conecta Suite é possível. Através da criação de turnos e outras definições no nosso Plano Security, você otimiza a administração de usuários do seu negócio, além de:
- Acessar relatórios dos acessos dos usuários no Google Workspace;
- Permitir acesso ao e-mail Drive por horários de trabalho pré-definidos;
- Controle de quem tem acesso pelo dispositivo móvel;
- Liberação dos acessos somente após bater o ponto;
- Autentificação simplificada e única com SSO;
- E muito mais!
Faça o Trial de 14 dias grátis das nossas funções avançadas, incluindo as que pertencem ao Plano Security, e descubra além das funções do Google Docs!
