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O que é Microsoft Teams, para que serve e como funciona

Gestora fazendo video chamada

Desenvolvido para facilitar a comunicação e promover a colaboração entre pessoas ou equipes de uma empresa, o Microsoft Teams é um sistema que pode transformar a comunicação no ambiente corporativo. 

Isso porque, o Microsoft Teams não apenas simplifica as interações cotidianas, mas também cria um espaço onde a troca de ideias e a cooperação flui de maneira natural e eficiente. 

Ao proporcionar um ambiente digital aberto e acessível, os colaboradores se conectam de qualquer lugar, impulsionando a eficiência e a flexibilidade das equipes. 

Com isso, as empresas estão mais preparadas para enfrentar os desafios do futuro, garantindo que suas operações continuem a fluir de maneira eficaz, independentemente da localização de seus funcionários.

Quer saber como o Microsoft Teams pode impactar a sua empresa? Continue lendo para descobrir todos os benefícios e funcionalidades dessa poderosa ferramenta!

O que é o Microsoft Teams?

O Teams é um software da Microsoft criado para facilitar a colaboração entre equipes.

No início, era conhecido como Skype Teams. O aplicativo foi projetado para atender às necessidades de equipes corporativas e, através de atualizações, proporcionar uma plataforma integrada para comunicação e trabalho colaborativo.

O uso do Teams tem crescido para além do ambiente corporativo, sendo adotado também para fins educacionais. Essa ampliação reflete sua versatilidade e eficácia em promover a colaboração, independentemente do contexto.

Para fins educacionais, o Microsoft Teams atua como um hub digital que conecta professores, alunos e a administração acadêmica. Ele centraliza conversas, conteúdos e aplicativos em um único lugar, facilitando a comunicação e a gestão das atividades educacionais.

Além disso, o Teams simplifica o fluxo de trabalho dos coordenadores e diretores, permitindo que os professores criem ambientes de aprendizado personalizados. Essa funcionalidade torna o ensino mais eficiente e adaptado às necessidades específicas de cada turma.

Mas a ferramenta vai muito além do ambiente educacional, o Microsoft Teams é muito útil em diversas empresas, integrando e conectando ao vivo equipes de:

  • Recursos humanos;
  • Vendas;
  • Pesquisa e desenvolvimento;
  • Marketing;
  • Atendimento ao cliente;
  • Gestão de projetos;
  • Contabilidade.

Como funciona o Microsoft Teams?

Atualmente, as organizações estão migrando para estruturas mais planas, buscando maior agilidade e transparência no fluxo de informações. 

Esse modelo organizacional exige que as informações sejam rapidamente acessíveis e visíveis para todos os envolvidos no processo de tomada de decisão, facilitando uma comunicação mais eficiente e colaborativa.

Para atender a essa demanda crescente por comunicação rápida e eficiente, o Microsoft Teams foi desenvolvido e projetado para integrar diversas funcionalidades de comunicação e colaboração em um único ambiente, permitindo que equipes compartilhem informações de maneira instantânea e organizada.

O Microsoft Teams oferece um espaço onde as informações podem ser acessadas facilmente por todos os membros da equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo. Sua criação reflete a necessidade das empresas modernas de se adaptarem a estruturas organizacionais mais ágeis e transparentes.

As equipes estabelecem espaços de compartilhamento e colaboração para diferentes setores da empresa. Um uso comum é a criação de um ambiente dedicado a cada departamento, facilitando a organização e a comunicação interna.

Ao criar esses ambientes específicos, cada departamento pode gerenciar suas próprias informações e projetos de forma mais eficiente, promovendo mais integração e colaboração entre os membros da equipe, otimizando os processos internos e contribuindo para a produtividade geral da empresa.

💡 Veja mais: 7 Ferramentas de gestão empresarial para organizar e gerir o seu negócio.

Quais plataformas o Microsoft Teams está disponível?

Disponível para PC e celulares, algumas das configurações mínimas exigidas são: 

Celular

  • Android: download diretamente na Play Store;
  • IOS: download diretamente na App Store.

PC

  • Download do aplicativo Microsoft Teams (apenas Windows);
  • Web: Windows 7, 8, 10 (Microsoft Edge, Mozilla Firefox ou Google Chrome); Mac OS X (Microsoft Edge, o Apple Safari 10+ ou o Chrome) ou Linux (Firefox e Chrome, ambos com restrição de recursos).

Quais são os benefícios do Microsoft Teams?

O Teams é uma ferramenta essencial para o dia a dia das empresas modernas. Por ser uma plataforma colaborativa com alcance global, permite criar e reunir várias equipes, incluindo parceiros externos de qualquer lugar do mundo.

Desenvolvido para flexibilizar o trabalho em grupo, o Teams proporciona a transparência necessária às atividades colaborativas. A plataforma permite gerenciar conversas, arquivos e diversas aplicações de forma eficiente.

Além disso, o Teams oferece acesso instantâneo a ferramentas como SharePoint, Planner, OneNote e Power BI.

Essas integrações facilitam a organização e execução das tarefas diárias, centralizando os recursos necessários em um único ambiente.

Integração

O  Teams se destaca por sua integração com diversos sistemas e aplicações. Por fazer parte do Office 365, o Microsoft Teams oferece uma integração simples e eficiente com serviços como Exchange e Skype. 

Essa integração facilita a comunicação e a colaboração, centralizando ferramentas essenciais em um único ambiente.

Outra vantagem do Teams é a capacidade de acessar outros aplicativos sem sair da plataforma. Isso significa que, com apenas alguns cliques, os usuários podem utilizar todos os recursos necessários sem interrupções.

Além disso, a integração com outras ferramentas do Office 365, como Word, Excel e PowerPoint, é intuitiva e eficiente, melhorando a produtividade e a organização das equipes.

Assim, o Teams se consolida como uma solução completa para colaboração, unificando diversos aplicativos em uma única interface acessível e fácil de usar.

Produtividade empresarial

A integração e usabilidade do Teams tem como resultado um aumento significativo da produtividade empresarial

A plataforma otimiza o fluxo de trabalho, permitindo que as equipes foquem em tarefas importantes e evitam desperdício de tempo.

Com essa tecnologia, a colaboração se torna mais eficiente, facilitando a comunicação e a gestão de projetos. As equipes podem acessar todas as ferramentas necessárias em um único lugar, simplificando os processos diários.

Dessa forma, o Teams se transforma em uma verdadeira aliada para alcançar melhores resultados, potencializando a eficiência das operações empresariais.

Compatibilidade com aplicativos

É interessante dizer que a Microsoft não limita as integrações, interagindo com diversos apps, como por exemplo:

  • Survey Monkey: cria questionários de pesquisa;
  • Asana e Trello: organização de projetos;
  • Hootsuite: gestão das redes sociais;
  • Zeendesk: atendimento ao cliente;
  • Conecta Suite: gestão de usuários, gerenciamento de assinaturas.

Facilidade no uso

Microsoft Teams é extremamente intuitivo e fácil de usar, facilitando a adoção por funcionários, mesmo aqueles com pouca familiaridade com tecnologia

A interface amigável garante que todos possam aproveitar rapidamente os benefícios da ferramenta.

Essa acessibilidade promove uma rápida integração e uso eficaz, permitindo que os colaboradores se concentrem nas tarefas essenciais sem enfrentar barreiras tecnológicas.

Chamadas de vídeo e áudio

O Microsoft Teams permite realizar ligações de voz e vídeo de forma rápida e eficiente, facilitando a comunicação em equipe. Essa funcionalidade é especialmente útil para resolver assuntos urgentes que demandam mais atenção.

Além disso, o Teams oferece a opção de gravar reuniões, garantindo que os conteúdos possam ser revisados posteriormente. Essa característica é essencial para manter todos os membros da equipe informados.

A plataforma também permite a troca instantânea de arquivos pelo chat, promovendo a colaboração e o compartilhamento de informações de maneira ágil e prática.

Segurança de dados

Sem contar as informações citadas acima, o Microsoft Teams prioriza a proteção dos dados

Os desenvolvedores se empenham continuamente para garantir uma experiência segura aos usuários sem aumentar os riscos cibernéticos.

Isso significa que você terá a equipe de segurança de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo trabalhando para o sucesso da sua organização.

A combinação de segurança robusta e funcionalidades avançadas torna o Microsoft Teams uma ferramenta confiável e eficiente para as empresas modernas.

Dúvidas frequentes sobre o Microsoft Teams

O Teams oferece diversas funcionalidades, todas projetadas para promover uma cultura de colaboração dentro das organizações. 

Essas funcionalidades incluem chat, videoconferência, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas Microsoft.

Com essas ferramentas, as empresas conseguem aumentar a eficiência e a produtividade, ao mesmo tempo em que fortalecem a conexão entre os membros da equipe.

E para te ajudar a conhecer melhor a ferramenta, separamos as principais dúvidas sobre o Microsoft Teams! Confira:

Como criar reunião no Microsoft Teams

Existem algumas opções para criar reuniões no Teams, que são:

  1. No chat, clique no símbolo da câmera na parte superior da tela;
  2. Em calendário, selecione “reunir agora” no canto superior da tela adicionar um titulo e copiar o link para mandar para os participantes;
  3. Em calendário, é possível fazer o agendamento de reuniões, seguindo os passos anteriores e colocando data e horário. É possível enviar o link ou adicionar os e-mails dos convidados.

💡 Veja também: 7 melhores ferramentas para reuniões online.

Como gravar reuniões no Microsoft Teams

Ao entrar na reunião, vá para o menu de controle, selecione “Mais ações” e em seguida “Aplicar efeitos em segundo plano” em seguida “Iniciar gravação”. 

O arquivo é carregado automaticamente para a nuvem e pode ser baixado para ser assistido posteriormente.

Como colocar fundo no Microsoft Teams

Para colocar o plano de fundo, vá ao menu de controle, selecione “Mais ações”, em seguida “Aplicar efeitos em segundo plano”.

É possível desfocar o fundo e aplicar imagens já disponíveis.

Como baixar o microsoft teams no notebook

  1. Abra a página de download do Microsoft Teams;
  2. Selecione “Baixar para desktop”
  3. Selecione “Baixar o Teams”
  4. O download será realizado com um arquivo .exe(windows) ou .pkg(Mac);
  5. Execute o instalador e siga as instruções para que a instalação seja completada.

Como abrir o chat no microsoft teams

  1. Selecione “Novo Chat” e digite o nome ou endereço das pessoas que deseja conversar;
  2. Escreva a mensagem e envie. 

💡 Leia também: Como fazer controle de acesso ao e-mail e documentos da empresa.

Como implementar o Microsoft Teams

Para implementar o Microsoft Teams na sua empresa, o recomendado é ter um parceiro especializado em soluções Microsoft, garantindo um atendimento personalizado que considere as necessidades específicas da sua empresa.

Possuir um parceiro oficial garante que a empresa investirá na solução certa e terá o suporte necessário para aproveitar todo o potencial do Teams e das diversas aplicações do Office 365.

Essa consultoria é fundamental para explorar ao máximo a ferramenta, reduzindo erros e melhorando significativamente a comunicação interna

E com a Conecta Suite você conta com um suporte especializado que pode orientar na configuração e utilização eficiente das funcionalidades do Teams. 

Aproveite que você já sabe o que é o Microsoft Teams e teste o controle de acesso de usuários por 14 dias, e aproveite!

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