Você já se perguntou como facilitar a comunicação e colaboração dentro da sua empresa? O Google Groups é a resposta para essa necessidade, proporcionando uma plataforma dinâmica para a criação e gestão de grupos online.
Com o Google Groups, os usuários podem criar grupos para discutir assuntos diversos, compartilhar informações, fazer perguntas, colaborar em vários projetos e muito mais.
Algumas características do Google Groups incluem a capacidade de postar mensagens, criar tópicos de discussão, fazer upload de arquivos, enviar convites para outros usuários participarem do grupo e receber notificações por e-mail sobre atividades no grupo.
No artigo de hoje, você vai aprender um passo a passo sobre como criar um grupo no Google Groups e algumas dicas para configurar essa ferramenta de forma completa na sua equipe! Vamos lá?
O que é o Google Groups?
O Google Groups é uma das ferramentas do Google (que pode ser usada no pacote do Google Workspace, por exemplo) e que permite criação de grupos de discussão com e-mails ordenados, lista de contato com gerenciamento simples e banco de mensagens que podem ser acessadas mesmo depois de excluídas da caixa de entrada.
O Google Grupos (Google Groups), que foi lançado em 2001, virou uma alternativa nas ferramentas do Google para empresas, principalmente depois que os grupos Yahoo chegaram ao fim em 2019.
Saiba mais: Google Chat: o que é, funcionalidades e como usar na sua empresa
Como criar grupo no Google Groups?
1. Acesse Grupos
Para criar um grupo no Google Groups, ter uma conta Google é essencial, isto é, um e-mail @gmail.com, ou uma conta corporativa, como é o caso de empresas que usam um plano do Google Workspace de modo a disponibilizar as ferramentas de trabalho do Google para os seus colaboradores.
Essa parte é obrigatória para quem será o dono e criador da lista, e os demais participantes não precisam, necessariamente, possuir um endereço de Gmail.
Para visualizar a janela principal da ferramenta, acesse o site do Google Groups. Caso você já faça parte de algum grupo, eles vão aparecer na tela.
2. Crie listas de discussão
Há um menu de configurações no canto esquerdo, com opção de gerenciamento das listas de transmissão.
Clique em criar grupo e um formulário aparecerá na tela para que possa ser preenchido.
Na primeira parte, são necessárias apenas informações básicas de grupo, como o nome e o e-mail que será usado como identificação, além da possibilidade de incluir uma descrição de até 300 caracteres sobre o que é o grupo e quais são suas intenções.
Na descrição, você pode colocar um resumo de qual projeto a equipe está atendendo no momento, por exemplo. Ainda é possível classificar o grupo como conteúdo privado, organizações, turmas, equipes, dentre outros.
Com tudo preenchido, clique em “Próximo”.
3. Ajuste e privacidade
A segunda janela possui as ferramentas de privacidade do grupo.
Com a possibilidade de definir se ele pode ser encontrado por qualquer pessoa, apenas por particulares ou até mesmo se a entrada é permitida apenas com convite.
Algumas configurações podem ser feitas com progressão de autorização, utilizando uma linha de gradação que é possível movimentar com o mouse.
Quanto mais à direita estiver, mais o grupo ficará disponível para visualizações, conversas, lista de participantes e postagens.
4. Convide membros
Agora, a página é focada no convite de novos membros, onde é possível definir quem será gerente, proprietário e participante do grupo, podendo escolher endereços de e-mail que já estejam na agenda de contatos.
Mensagens de recepção para novos convidados podem ser personalizadas, assim como a escolha se os membros irão receber a assinatura do grupo em cada e-mail, os resumos que compilam os recados mais importantes ou não.
Ao manter ativada a opção ‘Adicionar participantes diretamente’, as pessoas selecionadas são incluídas diretamente na lista, sem a necessidade de aprovação, e, por fim, clique em ‘Criar Grupo’.
Prontinho! Você criou um grupo no Google Groups, que disponibiliza de diversas ferramentas de colaboração, interação e discussão para equipes.
Os grupos na sua empresa podem possuir diferentes finalidades, como por exemplo:
- Organizar reuniões e eventos;
- Colaboração de projetos em tempo real;
- Melhorar a gestão de tempo e produtividade na equipe;
- Interesses semelhantes e participação de conversas on-line;
- E muito mais!
Saiba mais: O que faz um administrador do Google Workspace (G Suite) e como saber quem é
Bônus: Dicas para personalizar e configurar o Google Groups da sua empresa
Antes de seguirmos com as dicas, lembre-se: Para alterar as funções, a ação só pode ser realizada pelo gerente ou proprietário do grupo.
Transformando o grupo em uma caixa de entrada colaborativa
Para ativar os recursos da caixa de entrada colaborativa, é necessário ativar o histórico de conversas.
Os passos são simples:
- Faça login no Google Groups;
- Clique no nome do grupo que deseja transformar em caixa de entrada colaborativa;
- No lado esquerdo, selecione “Configurações do grupo”;
- Em “Ativar recursos adicionais do “Grupos do Google”, selecione “Caixa de entrada colaborativa”.
Como alterar nome, descrição e configurações de e-mail do Google Groups
- Acesse o Google Groups;
- Clique no nome do grupo que deseja alterar;
- Do lado esquerdo, clique nas Configurações do Grupo;
- Em Geral, faça as alterações desejadas;
- Salve as alterações.
Para definir as opções de e-mail do grupo
- Faça login no Google Groups;
- Clique no grupo desejado;
- Do lado esquerdo, acesse configurações do grupo e em seguida Opções de E-mail;
- Defina os e-mails, podendo ser:
- Forma de conversa: as mensagens na conversas são separadas por assunto, ao invés da mensagem ser exibida conforme é postada;
- Inicio do assunto: identifica e-mails como mensagem de grupo;
- Rodapé do e-mail: colabora para que os usuários acessem as configurações de inscrição e permite que encontre a mensagem pelo grupo;
- Postar respostas: o local definido como padrão recebe as respostas enviadas por e-mail que foram enviadas no grupo.
- Salve as alterações.
Como definir quem pode postar, ver conversa e participar do grupo
- Acesse o Google Groups;
- Selecione o nome do grupo desejado;
- Do lado esquerdo, selecione configurações do grupo, e em seguida Políticas de Postagem;
- Selecione as permissões que mais se encaixam no grupo;
- Salve as alterações.
Como definir quem pode gerenciar os participantes e funções
- Faça login no Google Groups;
- Selecione o nome do grupo desejado;
- Do lado esquerdo, clique em Configurações do grupo e em seguida Moderação de participantes;
- Escolha as permissões que melhor se encaixam para o grupo;
- Salve as alterações.
Alterar as configurações de inscrição
- Entre no Google Groups;
- Selecione o nome do grupo desejado;
- Do lado esquerdo, clique em Minhas configurações de associação;
- Em assinatura, selecione uma das seguintes opções:
- Nenhum e-mail: as mensagens do grupo não são enviadas em momento nenhum;
- E-mail de resumos: podendo resumir até 150 mensagens, são reunidos em e-mails e enviados todos os dias;
- Resumo por e-mail: até 25 mensagens completas são reunidas e enviadas por e-mail todos os dias;
- Cada e-mail: as mensagens são enviadas por e-mail assim que é postado no grupo.
- Para que os resumos das mensagens dos grupos sejam enviados de uma das formas ditas acima, é necessário que o histórico de conversas do grupo esteja ativado;
- Salve as alterações.
Gostou de saber como criar um grupo no Google Groups? Aproveite e aprenda tudo sobre o Google Workspace com o nosso guia completo e gratuito!
