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Como usar o Google Agenda para organizar trabalho e vida pessoal

O Google Agenda é uma ferramenta excepcionalmente útil que pode simplificar a gestão do seu tempo e a organização das suas tarefas diárias.

Com ele, é possível criar e compartilhar páginas de agendamento, possibilitando que outras pessoas reservem horários com você.

Neste artigo, vamos explorar como usar o Google Agenda para aproveitar ao máximo as funções dessa ferramenta!

mulher ao computador usando Google Agenda para organizar trabalho

Como usar o Google Agenda?

Com disponibilidade para celulares Android e IOS (iPhone), além de computadores, o aplicativo mostra um calendário gratuito e online, contendo a rotina do usuário, com a possibilidade de adicionar eventos, lembretes e afazeres importantes.

O Google Agenda também possibilita a sincronização do calendário de várias contas Google, permitindo o controle de atividades em diferentes ambientes. Para começar a usar o Google Agenda é super simples, siga o passo a passo:

  1. Com o Google Agenda aberto, clique nas três listras no canto superior esquerdo e selecione a melhor forma de visualizar os dias. Entre na opção “Agenda” para ver as próximas tarefas ou escolha entre “Dia”, “3 dias”, “Semana” e “Mês”, exibindo um calendário com as respectivas quantidades de dias na tela;
  2. Ao tocar no mês no menu superior, é possível navegar entre outros meses;
  3. Toque em um evento para visualizar seus detalhes.

Configurando o agendamento de horários no Google Agenda 

Para começar a utilizar o agendamento de horários no Google Agenda, é necessário configurá-lo. Primeiramente, clique em “Criar”, localizado no canto superior esquerdo da tela, e verifique se a opção “Agendamento de horários” aparece.

Caso não apareça, clique na roda dentada no canto superior direito na tela e clique novamente em “Configurações”.

Em seguida, desça a tela na aba “Geral” e selecione a caixa “Agendamentos de horários”. 

Agora você já pode começar a criar os seus agendamentos de horários!

Criando e editando agendamentos de horários no Google Agenda 

Para criar um agendamento de horários no Google Agenda, siga os passos já mencionados no texto. Porém, se você deseja criar mais de uma agenda para agendamento de horários ou editá-los, o processo é bastante semelhante.

Para editar a agenda de agendamento de horários, vá até seu Google Agenda. Lá, você poderá visualizar eventos – esses são os agendamentos de horários.

Diferença entre agendamentos e horários disponíveis 

É importante notar que agendamentos e horários disponíveis são duas coisas diferentes. Com o agendamento é possível criar e compartilhar páginas de agendamento de horário para que possam reservá-los com você. 

Além disso, você pode conferir compromissos agendados diretamente no seu Google Agenda.

Como compartilhar agenda do Google

Com possibilidade de compartilhamento com qualquer remetente que desejar, é possível definir autorizações de acesso para cada um dos usuários, caso necessário.

Vale lembrar que é essencial ter cuidado ao compartilhar a agenda e quem pode ter acesso, pois qualquer pessoa que tenha acesso total, ou seja, esteja autorizado, consegue:

  • Receber e-mails de alteração da agenda;
  • Editar e criar eventos;
  • Responder convites;
  • Compartilhar a agenda com terceiros;
  • Excluir a agenda.

É possível compartilhar a agenda Google de três formas:

Compartilhamento do Google Agenda com usuários em específico

  1. Abra o Google Agenda no navegador (não é possível compartilhar agendas pelo app);
  2. Do lado esquerdo, identifique “Minhas agendas”, em seguida, na seta para baixo;
  3. Passe o mouse sobre a agenda que deseja compartilhar e clique em Mais > configurações e compartilhamento;
  4. Em “Compartilhar com pessoas específicas” selecione adicionar pessoas;
  5. Adicione o endereço de e-mail desejado, ou de um grupo do Google, com o menu suspenso permitindo ajustar níveis de autorização;
  6. Clique em “Enviar”;
  7. O usuário deverá clicar no link recebido por email para adicionar a agenda à lista.

Compartilhar a agenda Google com o público

  1. Abra o Google agenda no navegador (não é possível compartilhar agendas pelo app);
  2. Do lado esquerdo, identifique “Minhas agendas”, em seguida, na seta para baixo;
  3. Passe o mouse sobre a agenda que deseja compartilhar e clique em Mais > configurações e compartilhamento;
  4. No espaço “Autorizações de acesso”, selecione “Disponibilizar ao público”;
  5. Ao lado de “Disponibilizar ao público”, selecione o menu suspenso o nível de acesso que concederá a determinado usuário.

Compartilhar agenda com todas as pessoas da organização

O Google Agenda para empresas, escolas ou qualquer outra organização permite a opção de disponibilizar para todos por meio das “Autorizações de acesso”.

Essa configuração funciona da seguinte forma:

  • Qualquer pessoa da organização pode acessar sua agenda.
  • Pessoas que não fazem parte da organização não conseguem visualizar sua agenda.
  • Caso convide terceiros para uma reunião ou algo similar, eles poderão encontrar as informações relacionadas.
  • Ao compartilhar com todos, é possível decidir se os usuários verão apenas os níveis de disponibilidade/ocupação ou os detalhes de todos os eventos.

Como incluir convidados

  1. Abra o Google Agenda no smartphone, web, ou tablet;
  2. Selecione o evento que deseja adicionar convidados;
  3. Clique em editar;
  4. Toque em Convidar pessoas;
  5. Digite o endereço de e-mail ou nome da pessoa que deseja convidar;
  6. Clique em Concluído;

Para saber quando seus convidados estão disponíveis, basta deslizar até o final, ou clique em Ver agendas.

  1. Selecione Salvar;

Só é possível adicionar pessoas aos eventos que não foram criados de forma automática no Gmail, e, ao salvar o evento, um convite será enviado para todos os convidados.

Como categorizar o Google Agenda

Para criar uma nova lista é necessário:

  1. Acessar o Google Agenda;
  2. Do lado direito, clique em tarefas;
  3. Na parte superior é possível identificar uma seta para baixo, clique nela;
  4. Selecione Criar uma nova lista;
  5. Digite o nome desejado;
  6. Selecione Concluir.

Para movimentar a lista é necessário:

  1. No computador, é necessário abrir o Google tarefas na agenda;
  2. Clique e mantenha pressionado a tarefa que deseja movimentar;
  3. Arraste e solte a tarefa em outra lista.

Para excluir uma lista é necessário:

  1. No computador, abra o google agenda e selecione:
    1. Abra tarefas na agenda;
    2. Do lado direito, clique em tarefas;
  2. Do lado direito da lista, selecione mais e em seguida excluir a lista. 

Como adicionar tarefas regulares no Google Agenda

  1. Acesse o Google Agenda;
  2. Clique em tarefas do lado direito;
  3. Selecione uma tarefa ou crie uma nova;
  4. Adicione data e hora clicando em Data/hora;
  5. Clique em repetir, bem ao lado de Data/hora;
  6. Para selecionar os dias semanas, meses ou anos, selecione “Repetição a cada”;
  7. Em “Término”, selecione a opção criar uma tarefa recorrente;
    1. Sem data para terminar, selecione Nunca;
    2. Para selecionar uma data específica, clique Ativado e selecione uma data;
    3. Para encerrar após um determinado número de ocorrências, selecione Depois e escolha um valor;
  8. Selecione OK.

Como classificar tarefas por datas 

  1. No computador, selecione as seguintes opções:
    1. Abra o recurso agenda;
    2. Do lado direito do painel, selecione tarefas;
  2. Logo em cima, clique em Opções da lista;
  3. “Classificar por”, selecione Data.

Como saber da disponibilidade de uma pessoa no Google Agenda

  1. Abra o Google agenda no computador;
  2. Do lado esquerdo, selecione “Pesquisar Pessoas”;
  3. Digite o nome de alguém e selecione para ver a agenda;
    1. Caso a agenda seja compartilhada de forma pública ou com a empresa, será possível ver todos os compromissos da pessoa;
    2. Caso a agenda não esteja compartilhada, é possível enviar solicitação para que a pessoa compartilhe. Um e-mail será recebido quando e caso a agenda seja compartilhada.

Como colocar férias no Google Agenda

  1. Abra o Gmail no navegador;
  2. Do lado direito, acesse configurações e em seguida “Ver todas as configurações” ;
  3. Role até encontrar “Resposta automática de férias”;
  4. Clique em “Resposta automática de férias ativada”;
  5. Coloque o intervalo de datas, o assunto e a mensagem desejada;
  6. Na mensagem, é possível decidir se apenas seus contatos vejam a resposta automática de férias;
  7. No final da página selecione “Salvar alterações”.

Sempre que a resposta automática de férias estiver ativada, é possível ver um banner na parte de cima da caixa de entrada, mostrando o assunto da resposta automática.

Para desativar, selecione “Finalizar agora”.

💡 Saiba mais: 11 Ferramentas do Google para Empresas que vão impactar o seu negócio

Recursos premium do agendamento de horários no Google Agenda 

Os recursos premium do agendamento de horários no Google Agenda estão disponíveis para assinantes qualificados do Google Workspace ou Google One. 

Esses recursos permitem a criação de uma única página de agendamento de horários, possibilitando que outras pessoas agendem de maneira ilimitada sem custos adicionais.

No entanto, é importante notar que o agendamento de horários não está disponível no Google Workspace Business Starter e que a verificação de e-mail e os horários pagos não estão disponíveis para o Google One Premium.

Se você tem uma empresa e deseja aproveitar recursos como o marketing por e-mail, o Google Workspace Individual ou o Google Workspace para empresas e negócios são opções recomendadas. 

Com o agendamento de horários, você pode criar uma página de agendamento profissional com diferentes tipos de horários oferecidos. 

Qualquer pessoa com um endereço de e-mail pode agendar um horário, e sua página de agendamento é atualizada automaticamente para evitar conflitos.

Além disso, você pode personalizar como se reunirá com seus clientes, seja presencialmente, por ligação ou por videoconferência do Google Meet.

Conheça a Conecta Suite e otimize as ferramentas do Google Workspace

A Conecta Suite é uma extensão do Google Workspace que facilita o controle e a gestão de usuários, incluindo o uso do Google Agenda, sabia? 

Com a Conecta Suite, os administradores do Admin Console podem facilmente adicionar, remover ou modificar usuários, além de:

  • Aplicar assinatura de e-mail e de mensagens de férias em massa;
  • Configurar permissões de acesso ao Drive e ao e-mail da empresa por horário ou local;
  • Detectar pontos de melhoria no painel Google Workspace;
  • Manter a segurança e a eficiência dos dados da empresa;
  • Se integra perfeitamente com outros recursos do Google Workspace, como o agendamento de horários. 

Gostou de saber como usar o Google Agenda e quer entender tudo sobre as ferramentas Google? Então acompanhe as novidades do blog da Conecta Suite!

E para um passo a passo detalhado da configuração de usuários no Google Workspace, baixe nosso Guia Completo Gratuito sobre o Google Workspace!

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